آشنایی با مجموعه ابزارهای گوگل داکس برای افزایش بهره‌وری

گوگل همیشه با ابزارها و خدمات ارزنده‌ی خود کاربران را شگفت‌زده می‌کند. از موتور جستجوی قدرتمند و سرویس ایمیل بی‌نظیر آن گرفته تا زبان برنامه نویسی گو (گولنگ – Golang) و حتی ابزارهای روزمره اما کاربردی مثل گوگل داکس و فضای ابری رایگان (گوگل درایو). اولین چیزی که با دیدن گوگل داکس به ذهن ما می‌آید یک نرم‌افزار ویرایش متنی است که ویژگی‌هایی شبیه به مایکروسافت آفیس دارد. اما باید بگوییم که ابزارهای گوگل داکس می‌گویند همه‌ی ماجرا این نیست!

گوگل، این کمپانی قدرتمند، همواره در تلاش برای ارتقای بهره‌وری از ابزارهای خود بوده و با اضافه‌ کردن ویژگی‌ها و امکانات مختلف به این ابزارها، توانسته به هدف خود برسد. در این مقاله با ما همراه باشید تا علاوه بر آشنایی با مجموعه ابزارهای گوگل داکس، ۷ ابزار برتر این نرم‌افزار را نیز بشناسید.

گوگل داکس چیست؟

احتمالا تا امروز بارها از گوگل داکس استفاده کردید چرا که این روزها مستندسازی یکی از اصلی‌ترین بخش‌های هر کاری به حساب می‌آید. گوگل داکس یک ابزار ویرایشگر متنی است که ویژگی‌هایی شبیه به مایکروسافت آفیس داشته اما از آنجایی که گوگل داکس امکان اشتراک‌گذاری مستندات بدون دردسر را دارد. همین موضوع باعث شده بسیاری علاقه بیشتری نسبت به استفاده از آن نشان دهند. همچنین این ابزار با پشتیبانی از زبان‌ها و فونت‌های گوناگون محبوبیت خود را در کشورهای مختلف به ثبت رسانده است.

مجموعه ابزارهای گوگل داکس با پشتیبانی از فرمت‌های مختلف فایل از جمله

1. Docx
2. Doc
3. Pdf
4. Odt
5. Rft
6. Txt
7. Html
8. Epub
9. Jpeg
10. Xls
11. Png
12. و…

شما را از نیاز به هر ابزار ویرایشگر متنی، بی‌نیاز می‌کند.

اگر در اکانت گوگل خود وارد شده باشید و به آدرس https://docs.google.com/ مراجعه کنید، صفحه‌ی داکیومنت‌های گوگل درایوشما باز می‌شود. با کلیک بر منوی سمت چپ صفحه می‌توانید مجموعه ابزارهای گوگل داکس که به صورت آنلاین به شما امکان ویرایش متن‌ها و حتی تصاویر مختلف را می‌دهد، مشاهده کنید. این ابزارها شامل:

1. داکیومنت (Docs)
2. شیت یا اسپردشیت (Sheets-Spreadsheet)
3. اسلاید (Slides)
4. فرم (Forms)
5. طراحی (Drawings)
6. نقشه‌ی من (My map)
7. سایت (Sites)
8. اسکریپت (App Script)
9. جامبورد (Jamboard)

کاربردهای گوگل داکس

با ابزارهای گوگل داکس می‌توانید هر سندی که در حوزه‌‌های زیر باشد ایجاد کنید. همچنین می‌توانید با کمی خلاقیت، حتی خارج از این حوزه‌های از گوگل داکس بهره‌ ببرید.

• رزومه
• نامه
• پروپوزال پروژه
• بروشور و کاتالوگ
• خبرنامه
• گزارشات مختلف
• جداول بودجه‌بندی
• لیست ToDo
• تقویم سالانه
• برنامه‌ریز سفر
• برنامه‌ریزی سازمانی و تیمی
• پورتفولیو
• آلبوم تصاویر
• ارائه‌‌های مختلف
• فرم نظرسنجی
• فرم ثبت‌نام
• فرم مخاطبین
• آزمون آنلاین
• طراحی کارت ویزیت
• طراحی نقشه

برای اینکه بتوانید همه‌ی کاربردهایی که ذکر شد را پیاده‌سازی کنید، باید از ابزارهای مختلف گوگل داکیومنت استفاده کنید که شامل ابزارهای گوگل شیت و گوگل اسلاید هستند.

گوگل شیت (Google Sheets) چیست؟

Google Sheets یک برنامه‌ی شبیه به مایکروسافت اکسل است که به شما اجازه می‌دهد صفحات گسترده ایجاد و قالب‌بندی کرده و با افراد دیگر کار کنید. شما در گوگل شیت امکان فرمول نویسی، تنظیمات خاص روی سلول‌ها، ادغام کردن و جدا کردن بخش‌های مختلف یک شیت و… را دارید. به بیان واضح‌تر هر کاری که با مایکروسافت اکسل می‌کنید، با گوگل شیت هم امکان‌پذیر است اما دو قابلیت مهم در گوگل شیت وجود دارد که در اکسل پیدا نمی‌کنید.

1. امکان اشتراک‌گذاری فایل شیت با هر حساب گوگل که می‌خواهید یا هر شخصی که لینک دسترسی به شیت را دارد.
2. امکان برگذاری جلسات گوگل میت روی شیت و ارائه‌ی آمار و داده‌هایی که در شیت خود وارد کردید.

همچنین اگر یک فایل اکسل را روی گوگل درایو خود بارگذاری کنید، در قابل یک فایل گوگل شیت به‌صورت آنلاین قابل دسترس خواهد بود.

گوگل اسلاید (Google Slides) چیست؟

همانطور که مایکروسافت آفیس ابزارهای گسترده‌ای فراهم کرده‌، گوگل هم برای تکمیل کردن این رقابت، از هیچ چیز کم نگذاشته‌ است. برای همین است که اگر یک ابزار معادل پاورپوینت اما به‌صورت آنلاین بخواهید، گوگل اسلاید بهترین انتخاب خواهد بود. Google Slides یک برنامه ارائه آنلاین است که به شما این امکان را می‌دهد تا ارائه‌های مختلف ایجاد و قالب‌بندی کرده و با آن را با افراد دیگر به اشتراک بگذارید.

درست مشابه دو ابزار دیگر، یعنی گوگل داکس و گوگل شیت، ابزار گوگل اسلاید هم قابلیت برگذاری جلسات آنلاین را در اختیار کاربران قرار داده است. همچنین اگر یک فایل پاورپوینت را روی گوگل درایو خود آپلود کنید، در قالب یک فایل گوگل اسلاید می‌توانید آن را به‌صورت آنلاین ویرایش و مشاهده کنید.

چرا گوگل داکس ابزار محبوبی است؟

شاید برای شما هم سوال شده باشد که با وجود این‌که مایکروسافت آفیس تقریبا یکی از اصلی‌ترین ابزارهای هر کامپیوتری به حساب‌ می‌آید، چرا ابزارهای گوگل داکس همچنان محبو‌بیت بالایی دارند؟ اولین و مهم‌ترین ویژگی که گوگل داکس را از مایکروسافت آفیس متمایز می‌کند، قابلیت کار گروهی روی فایل‌ها است. شما با اشتراک‌گذاری یک فایل در گوگل و ایجاد دسترسی ادیتور (ویرایشگر) برای سایر کاربرانی که می‌خواهید، همزمان فایل را ویرایش کنید.

البته این تنها مزیتی نیست که ابزارهای گوگل داکس در اختیار شما قرار می‌دهد. یکی دیگر از مزایای استفاده از گوگل داکس، قابلیت ورژن هیستوری (Version History) است که به سایر بازدیدکنندگان یا ویرایشگران این امکان را می‌دهد تا تغییراتی که روی سند اعمال شده است را پیگیری کنند. البته این قابلیت در مایکروسافت آفیس هم تحت عنوان Track Changes وجود دارد اما اکثر کاربران این دو ابزار (گوگل داکس و مایکروسافت آفیس) معتقدند سرویس ردیابی گوگل کاربردی‌تر است.

یکی دیگر از قابلیت‌های گوگل، گزینه‌ی پیشنهادات برای ویرایش متن است. البته این مورد برای متون انگلیسی کاربردی است. اگر نیاز دارید متن انگلیسی بنویسید و از نظر گرامری بخواهید آن را ویرایش کنید، گوگل با سرویس Suggestion Mode که در سرویس ایمیل خود نیز فعال کرده است، به شما پیشنهادات مفیدی جهت ویرایش متن می‌دهد. همچنین یکی دیگر از ویژگی‌های این سرویس، تکمیل خودکار جملات است. البته برای زبان فارسی نیز می‌توانید از گزینه‌ی غلط‌های املایی استفاده کنید تا متن با کمترین اشتباه نوشته شود، اما همچنان این ویژگی ممکن است برای برخی کلمات (کلماتی که با نیم‌فاصله نوشته شده‌اند) کاربردی نباشد.

۷ مورد از برترین ابزارهای گوگل داکس که نمی‌دانستید!

در میان همه‌ی ویژگی‌های کاربردی دیگری که می‌توانید در ابزارهای گوگل داکس پیدا کنید، ۷ ابزار و ویژگی وجود دارند که شاید از آن اطلاع نداشته‌اید!

１- ابزار ویس تایپینگ (Voice Typing) در گوگل داکس

ویژگی تایپ صوتی به شما این امکان را می‌دهد که با میکروفون سیستم خود در Google Docs بنویسید! اگر برای تایپ کردن فرصت کافی ندارید، مشکل دارید یا به هر دلیلی از آن خوشتان نمی‌آید، کافیست از نوار بالای صفحه به قسمت Tools وارد شده و تایپ صوتی را از منوی موجود انتخاب کنید.

با این کار یک میکروفون در سمت چپ صفحه‌ی شما ظاهر شده که هر زمان روی آن کلیک کنید می‌توانید صحبت و متن دلخواه خود را دیکته کنید. البته این امکان هنوز برای زبان فارسی پشتیبانی نمی‌شود، اما امیدواریم در آینده زبان‌های مختلف به این قابلیت اضافه شوند.

２- ابزار دیکشنری در گوگل داکس

یک فرهنگ لغت داخلی در ابزارهای گوگل داکس وجود دارد که می‌توانید هنگام تایپ به آن دسترسی داشته باشید.برای دسترسی به این قابلیت، کلمه‌ای مورد نظر خود را انتخاب کنید، راست کلیک کرده و از منوی باز شده Define را انتخاب کنید. با این کار، تعریف کلمه هایلایت شده درست در کنار صفحه نمایش شما ظاهر می‌شود.

این قابلیت برای زمانی که یک متن تخصصی با تعداد زیادی کلمات انگلیسی تایپ می‌کنیم، بسیار کاربردی خواهد بود.

３- ابزار مقایسه دو سند در گوگل داکس

یکی از ویژگی‌های کمتر شناخته شده و البته جدید در گوگل داکس، ابزار مقایسه اسناد است. این قابلیت یک ویژگی مفید است که مشابه مایکروسافت آفیس، به کاربران امکان می‌دهد تفاوت بین دو سند را از یک نقطه مشاهده کنند. برای دسترسی به این ابزار از منوی Tool در نوار بالایی صفحه، روی گزینه‌ی Compare Documents کلیک کرده و از میان فایل‌هایی که در گوگل درایو خود دارید، یک سند را برای مقایسه با سند فعلی انتخاب کنید.

４- ابزار کپی قالب (فرمت) در گوگل داکس

اگر نیاز به استفاده از قالب‌بندی یکسان در بخش‌های مختلف سند خود دارید، ابزار Transferring Formatting این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد. برای مثال، هنگامی که متنی را از مکان دیگری در Google Doc کپی می‌کنید، ممکن است با مشکلات قالب‌بندی، فرمت و اضافه کردن متن در سند خود مواجه شوید. در این‌صورت، می‌توانید قالب‌بندی را از یک بخش از سند خود کپی و آن را روی متن کپی شده استفاده کنید تا قالب این متن جدید با سایر بخش‌های سند یکسان باشد.

برای انجام این کار، متنی که می‌خواهید فرمت آن کپی شود را انتخاب کرده و از نوار ابزار بالای صفحه، بر روی “Paint Format” کلیک کنید. با کلیک روی این گزینه، مکان نمای شما به شکل یک غلطک رنگ تبدیل می‌شود که نشان می‌دهد فرمت کپی شده است. در نهایت غلطک را روی بخشی که می‌خواهید تغییر دهید، بکشید تا فرمت کپی‌شده روی آن اعمال شود.

５- ابزار گوگل میت در گوگل داکس

شما می‌توانید با برگزاری جلسات گوگل میت روی اسنادتان در گوگل داکس، همزمان با نگارش یا ویرایش یک سند، با سایر اعضای تیمتان جلسه برگزار کنید. از این قابلیت می‌توانید برای برگزاری کلاس آنلاین نیز استفاده کرد. برای این کار کافیست بر روی آیکون گوگل میت در کادر بالایی صفحه‌ی خود کلیک کنید.

６- ابزار تحقیق در گوگل داکس

همانطور که از نام این ابزار گوگل داکس پیداست، می‌توانید با جستجوی عباراتی که داخل یک سند هستند، اطلاعات بیشتر مورد نیاز را کسب کنید. برای دسترسی به این ابزار، روی نماد Explore در گوشه سمت راست پایین یک سند باز Google Docs کلیک کنید.

به محض کلیک روی این قابلیت، یک پنل جستجو در سمت راست ظاهر می‌شود که در آن می‌توانید با تایپ کردن در نوار جستجو، تحقیق کنید. این نوار جستجو به شما این امکان را می‌دهد تا جستجوی خود را به انواع خاصی از نتایج (تصاویر، نقل قول‌ها و…) محدود و فیلتر کنید.

７- ابزار طراحی در گوگل داکس

این ابزار به کاربران اجازه می‌دهد تا با Google Docs طراحی کنند. شما می‌توانید نقشه‌ها و طراحی‌های دلخواه خود را به هر سند ایجاد شده در گوگل داکس، اضافه کنید. در نوار ابزار، روی Insert کلیک کنید و سپس گزینه‌ی Drawing را از منوی کشویی انتخاب کرده و سپس روی New+ کلیک کنید.

نحوه‌ی ایجاد اکانت در گوگل داکس

برای ایجاد اکانت در گوگل داکس، باید یک حساب جیمیل داشته باشید. اگر به حساب جیمیل خود وارد شوید، به راحتی با مراجعه به گوگل درایو یا صفحه‌ی داکیومنت گوگل، از ابزارهای مورد نیاز استفاده کنید. اگر حساب جیمیل ندارید، کافیست راهنمای ساده و گام‌به‌گام زیر را دنبال کنید تا حسابتان فعال شود.

1. به آدرس Account.google.com مراجعه کنید و روی گزینه‌ی مثبت (+) کلیک کنید.
2. اطلاعات شخصی شامل نام، نام‌خانوادگی، تاریخ تولد، شماره همراه، نام کاربری و پسوورد مورد نظر را وارد نمایید.
3. تیک موافقت را فعال کنید تا گوگل مطمئن شود شما از قوانین آن پیروی می‌کنید.
4. حالا حساب کاربری شما فعال شده، ۱۵ گیگابایت فضای ابری رایگان در اختیار دارید و می‌توانید از ابزارهای گوگل داکس استفاده کنید.

آیا گوگل به سرویس‌های خود ابزاری اضافه می‌کند؟

به نظر می‌رسد ابزارهای گوگل داکس به‌قدر کافی برای انجام پروژه‌های مختلف کارایی دارند، اما، از آنجایی‌که گوگل همیشه برای شگفت‌زده کردن کاربران خود ایده‌ای دارد، دور از انتظار نیست که به زودی شاهد ابزارهای جدیدی از این کمپانی محبوب باشیم. با همه‌ی این تفاسیر، اضافه شدن زبان فارسی یا هر زبان دیگری غیر از انگلیسی، به امکاناتی که صرفا برای زبان انگلیسی فعال است، می‌تواند یک جهش بزرگ در آپدیت‌های بعدی ابزارهای گوگل داکس باشد. امیدواریم مطالعه‌ی این مقاله برایتان مفید بوده باشد.