آشنایی با انواع متدولوژی‌های مدیریت پروژه و ویژگی آن‌ها

اگر به حوزه مدیریت پروژه آشنایی داشته باشید مطمئنا در رابطه با متدولوژی نکات بسیار زیادی را شنیده‌اید. اما تاکنون به این مسئله فکر کرده‌اید که منظور از متدولوژی چیست؟ بسیاری بر این باورند که متدولوژی بسیار سخت و ترسناک است. در صورتی که متدولوژی تلاش می‌کند تا راه حلی سریع و موقتی را در اختیار افراد قرار دهد.

متدولوژی‌‌های مدیریت پروژه به مجموعه‌ای از خطوط یا اصولی گفته می‌شود که در موقعیت‌های مشخص، به کار گرفته می‌شوند. درواقع زمانی که در یک پروژه حضور دارید این خطوط راهنما یک لیست کامل از کلیه فعالیت‌ها و کارهایی که در طول یک پروژه باید صورت گیرد را در اختیار شما قرار می‌دهد. همچنین شما می‌توانید از متدولوژی به عنوان یک قالب از پیش طراحی شده، مجموعه‌ای از روش‌های اجرایی و متدهای مختلف و استاندارد مدیریتی کمک بگیرید.

امروزه، علم هر لحظه در حال تغییر است و تکنولوژی‌ها و روش‌های زیادی را برای رسیدن به خواسته‌های‌مان پیش‌روی ما می‌گذارد. اگر علاقمندید تا از متدولوژی‌های موجود در مدیریت پروژه بهره‌ گیرید؛ مطمئنا نیاز دارید تا نسبت به انواع آن آگاهی پیدا کنید. از همین رو در این مقاله از همیار آی‌تی قصد داریم توضیحاتی در این راستا خدمت شما ارائه دهیم.

همان‌طور که گفته شد امروزه در دنیای پیشرفته‌ای زندگی می‌کنیم، دنیایی که هر لحظه در آن در حال پیشرفت هستیم و حتی نمی‌دانیم یک دقیقه دیگر از چه چیزی برای برطرف کردن نیازمان کمک می‌گیریم. اینجاست که آشنایی با انواع متدولوژی‌های مدیریت پروژه می‌تواند نقش مهمی ایفا کند.

متدولوژی آبشاری (Waterfall)

یکی از محبوب‌ترین متدولوژی‌های مدیریت پروژه، متدولوژی آبشاری است. روشی که در آن مراحل انجام کار به طور کامل از پیش تعیین شده است و کارها به همان ترتیبی که مشخص شده صورت می‌گیرد و آغاز مرحله بعد زمانی‌ست که مرحله اول به اتمام رسیده باشد.

نکته‌ای که باید به آن توجه داشته باشید این است؛ زمانی که یک مرحله به اتمام می‌رسد تقریبا بازگشت به آن مرحله غیرممکن و یا هزینه‌بر است. هیچگاه نباید دچار اشتباه شوید و یا تغییراتی را در روند انجام کار به وجود آورید زیرا می‌تواند در نتیجه و خروجی نهایی تغییراتی را به وجود آورد که خارج از برنامه از پیش تعیین شده است. اما این متدولوژی چه مزایایی دارد؟

• شما می‌توانید به طور کامل و دقیق نسبت به مراحل انجام کار آگاهی داشته باشید و آن‌ها ثبت و نگهداری کنید.
• مشتری به طور کامل و دقیق می‌داند که در انتهای پروژه چه چیزی را دریافت می‌کند. به نوعی نسبت به هزینه‌ها، روند انجام کار، محدودیت‌های موجود و… به طور کامل اطلاعات دارد.
• به دلیل اینکه تمامی موارد به طور دقیق ثبت می‌شود، جایگزین کردن نیروی انسانی و یا تعدیل آن‌ها کمترین تاثیر را بر روی پروژه می‌گذارد.

حال می‌دانیم که متدولوژی آبشاری به چه دلیل یکی از پرطرفدارترین متدولوژی‌های مدیریت پروژه به حساب می‌آید. اما فکر کرده‌اید که چه زمانی باید به سراغ بهره‌گیری از این متدولوژی برویم؟

معمولا گفته می‌شود اگر نسبت به چگونگی نتیجه و محصول پروژه یک تصویر کلی در ذهن دارید، یا مشتریان شما نیازی به ایجاد تغییر در پروژه پس از شروع را ندارند و یا زمان تحویل پروژه برای مشتری بی اهمیت است به سراغ متدولوژی آبشاری بروید و مطمئن باشید که به نتیجه دلخواه خواهید رسید.

متدولوژی چابک (Agile)

در وهله اول باید بگوییم که متدولوژی چابک همان متدولوژی اجایل است. درواقع چابک در زبان و فرهنگ لغت فارسی به معنی حرکت سریع و چالاک است به همین دلیل از آن به صورت «اجایل» نیز یاد می‌شود. جالب اینجاست که از اجایل، که یکی از انواع متدولوژی‌های مدیریت پروژه است، در جهت برطرف کردن مشکلات متد آبشاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. درواقع به جای یک روند طراحی پیوسته، متدولوژی چابک رویکری تصاعدی و افزایشی را دنبال می‌کند.

به عبارت ساده‌تر؛ در این متد، تیم طراحان در ابتدا یک طراحی ساده از پروژه را انجام می‌دهند و پس از تقسیم آن به ماژول‌های کوچک، کار خود را آغاز می‌نمایند. معمولا کار بر روی این ماژول‌ها به صورت هفتگی یا ماهانه خواهد بود و پس از اتمام هر دوره، ارزیابی‌هایی بر روی آن صورت میگیرد و آزمایشات و تست‌هایی انجام می‌شود تا خروجی پروژه سنجیده شود.

این ارزیابی‌ها کمک می‌کند تا تمامی ایرادات و اشکالات پروژه مشخص شود و همچنین نسبت به بازخورد مشتری نیز آگاه شوید و در صورت نیاز تغییراتی را در آن اعمال نمایید.

اگر بخواهیم متدولوژی اجایل را واضح تر و علمی‌تر تعریف کنیم؛ نوعی رویکرد ارزش محور می‌باشد که مدیران و اجراکنندگان پروژه با کمک آن می‌توانند پروژه‌ای با بازدید بالاتر، باکیفیت‌تر و با سرعت‌تری را به مشتریان ارائه دهند. معمولا به دلیل سرعت بالای انجام کارها در این پروژه، بسیاری از شرکت‌ها از این روش به جای متدولوژی آبشاری استفاده می‌کنند.

نکات بسیار زیادی در رابطه با متدولوژی چابک وجود دارد از جمله اینکه نمیتوانید از این متدولوژی برای به حداقل رساندن تغییرات پیش‌بینی نشده استفاده کنید. هر چند برگشت به مرحله قبل و ایجاد تغییرات در متدولوژی آبشاری غیرممکن و هزینه بر است اما خوشبختانه در متدولوژی اجایل، این امکان برای تیم‌ها فراهم آمده تا پس از بررسی کامل نیازهای مشتریان، آن مواردی که به تغییرات نیاز دارد را اعمال کنند.

اجازه دهید یک سوال از شما بپرسیم؛ نسبت به مزایای متدولوژی های مدیریت پروژه خصوصا متد اجایل چه میدانید؟

• این امکان برای شما وجود دارد که پس از برنامه‌ریزی‌های اولیه، تغییرات لازم را بر روی پروژه اعمال کنید.
• با توجه به این مسئله که امکان تغییرات گسترده بر روی پروژه وجود دارد شما به راحتی میتوانید ویژگی‌هایی را به محصول اضافه کنید. به نوعی تا آخرین لحظه و تا زمان خروج محصول از سیستم امکان ایجاد تغییر و تحول در آن نیاز دارد.
• امکان ارزیابی پروژه در ابتدا و انتهای پروژه وجود دارد. پس مشتریان می‌توانند نظرات خود را ارائه داده و در صورت لزوم آن‌ها را در پروژه اعمال کرد.
• از تمامی محصولات و خروجی‌های سیستم در پایان هر دوره تست گرفته می‌شود. این مسئله کمک می‌کند تا تمامی اشکالات و باگ‌های پروژه نمایان شود و متخصصان آن را برطرف نمایند و در انتهاب محصولی بدون باگ را به مشتریان ارائه دهند.

با این تفاسیر می‌توان به این نتیجه رسید که بهره‌گیری از متدولوژی های مدیریت پروژه، خصوصا متدولوژی اجایل این امکان را به مشتریان و شرکت‌های فعال می‌دهد تا در نهایت محصولی بی عیب و نقص را ارائه دهند. اما چه زمانی میتوان از این متد استفاده نمود و نتیجه‌ای مطلوب را دریافت کرد؟ متخصصان بر این عقیده‌اند؛ زمانی که سرعت تحویل محصول یا خدمت اولویت داشته باشد، زمانی که مشتری تمایل به ایجاد تغییر در ویژگی‌های پروژه است، زمانی که هیچ تصویر واضحی از خروجی نهایی وجود ندارد و زمانی که محصول نهایی شما با صنعتی مرتبط است که پرتکل‌های استاندارد آن دائما در حال تغییر می‌باشد. بهره‌گیری از متدولوژی اجایل میتواند پاسخی مثبت را در اختیار شما قرار دهد.

متدولوژی اسکرام (Scrum)

در وهله اول باید بگوییم که متدولوژی اسکرام یکی از انواع متدولوژی های مدیرت پروژه نرم‌افزاری است که ارتباط بسیار خوب و مناسبی را با سازمان‌دهی تیم توسعه با مشتریان برقرار می‌کند.

جالب اینجاست که از این متدولوژی به عنوان متدولوژی تکرار یا Agile نیز یاد می‌شود که برای حل مسائل پیچیده بسیار کاربرد دارد. زمانی که به سراغ بهره‌گیری از این متد می‌روید درواقع نمی‌خواهید یک فرآیند یا تکنیکی را برای تولید محصول ارائه دهید. شما با کمک این متد یک چارچوبی را دارا خواهید بود که به وسیله آن مدیریت تولید محصول را بهینه خواهید کرد.

قوانین این متد بسیار ساده و آسان بوده و همین مسئله کار با آن را برای طراحان و توسعه‌دهندگان راحت کرده است. اما برای بهره‌گیری از این متد باید با ارکان اصلی آن آشنا شوید. این ارکان عبارتند از؛

شفافیت

آن دسته از افرادی که به عنوان طراح یا مسئول پروژه مشغول به فعالیت هستند باید دید روشی نسبت به نتایج حاصله داشته باشند. پس وجود شفافیت در مسائل یکی از ارکان متدولوژی اسکرام است.

بازبینی

اینکه شما به عنوان مسئول انجام یک پروژه به طور مداوم بازبینی‌ها و بررسی‌هایی انجام دهید به هیچ عنوان کار ویژه‌ای به حساب نمی‌آید. اما باید بدانید که این بازبینی‌ها باید در راستای اهداف شما باشد.

تطبیق

شما با کمک این رکن در متدولوژی اسکرام می‌توانید تغییراتی را در فرآیند انجام کارها به وجود آورید که در نهایت منجر به کاهش خطاها شود.

متدولوژی پم‌باک (PMBOK)

یکی دیگر از انواع متدولوژی های مدیریت پروژه، PMBOK نام دارد. این نام؛ مخفف Project Management Body of Knowledge می‌باشد. زمانی که می‌خواهید نسبت به تجربیات مشترک افراد و طراحان در یک تیم اطلاعاتی بدست آورید می توانید از این متولوژی استفاده کنید زیرا در زمینه مدیریت پروژه تجربیات افراد در اکثر پروژه‌ها و زمان ها یکسان است. جالب اینجاست که این استاندارد در سال 1969 و در کشور آمریکا پایه‌ریزی شده است اما همواره مدارک متنوعی را براساس این استاندارد در جهان ارائه می‌دهند.

به زبان ساده‌تر؛ PMBOK نوعی استاندارد یا همان بهروش است. از این مفهوم باید به عنوان بهترین روش‌های انجام کار یاد کنید.

یک استاندارد معمولا براساس تجربیاتی که از سراسر جهان بدست می‌آید، ایجاد می‌شود. پس اگر در شرایط شما اعمال شود مطمئنا نتایج دلخواهی را حاصل خواهد کرد. اما این مسئله بدین معنا نیست که به وجود آمدن نتایج موردنظر صد در صد گارانتی خواهد شد. اما PMBOK در چه حوزه‌هایی فعالیت می‌کند؟

• یکپارچگی
• محدوده
• زمان
• هزینه
• کیفیت
• منابع انسانی
• ارتباطات
• ریسک
• تدارکات

پیکره دانش مدیریت پروژه PMBOK اصطلاحی کلی است که مجموعه ی دانش موجود در حرفه‌ی مدیریت پروژه را شرح می‌دهد. استاندارد جهانی PMBOK یکی از بهترین متدولوژی های مدیریت پروژه در دنیاست که هر چهارسال یکبار مورد بازنگری سازنده‌ی آن یعنی PMI قرا می‌گیرد. نباید این مسئله را فراموش کنید که؛ PMBOK آیین نامه نیست، بلکه یک استاندارد است! اجرای آیین نامه اجباری و اجرای استاندارد اختیاری است.

وقتی از PMBOK استفاده می‌کنید درواقع در نظر دارید تا یکپارچگی اقدامات مدیریت پروژه را به مخاطبان خود ارائه دهید.

تلاش ما در این مقاله بر این بود تا شما را تا حدود زیادی با انواع متدولوژی های مدیریت پروژه آشنا کنیم. در این مقاله ما در رابطه با متدولوژی آبشاری، متدولوژی چابک یا همان اجایل، متدولوژی اسکرام و حتی PMBOK نیز صحبت کردیم. حال شما به خوبی می‌دانید که هر کدام از متدولوژی‌های موجود در مدیریت پروژه از چه مزایایی برخوردار بوده و هرکدام از آن‌ها چه ویژگی‌هایی را شامل می‌شوند و یا اینکه در چه مواردی میتوان به سراغ بهره‌گیری از آنان رفت.

دقت داشته باشید که مبحث مدیریت پروژه، بسیار گسترده بوده و مطمئنا نمی‌توان تنها به خواندن یک مقاله از این مبحث بزرگ و شیرین بسنده کرد. و البته نکات بسیار زیادی در این راستا وجود دارد که آگاهی از آنان کمک می‌کند تا نه تنها در انجام پروژه‌های خود موفقیت‌های بسیار لذت‌بخشی را به دست آورید بلکه رزومه‌ای قوی را برای خود دست‌وپا نمائید.

حال با این تفاسیر میتوان درک کرد که حضور یک مشاور آی‌تی تا چه اندازه می‌تواند شما را در رسیدن به خواسته‌ها و اهداف‌تان یاری کند، شما چه تجربه‌ای در خصوص مدیریت پروژه دارید؟ نظرات خود را با ما و سایر کاربران همیار آی‌تی به اشتراک بگذارید.