انسان‌ها مثل همه موجودات زنده دارای عمر محدودی هستند که به مراحلی همچون خردسالی، بزرگسالی، میانسالی و پیری تقسیم‌بندی می‌شود. عمردار بودن تنها مختص به انسان‌ها نیست بلکه هر کاری که ما در زندگی خود انجام می‌دهیم به مراحلی بین نقطه شروع و پایان تقسیم می‌شود. پروژه‌ها و فعالیت‌های کاری ما هم از این قائده مستثنی نیستند.
صرف نظر از اینکه از چه روش یا چارچوبی برای مدیریت پروژه استفاده می‌کنید، هر پروژه از چرخه عمر یکسانی پیروی می‌کند. چرخه عمر پروژه را مدیران پروژه و تیم‌های آنها به طور یکسان در مورد نحوه انتقال پروژه ها از شروع به پایان مشخص می‌کنند، این کار باعث می‌شود که با پایان یک مرحله حین انجام پروژه، مرحله بعدی شروع شود و این فرآیند دومینو وار تا پایان پروژه ادامه پیدا کند.
چرخه عمر پروژه به زبان ساده، یک روش عالی برای توصیف عمر یک پروژه است. این فرآیند به صورت کاملا شفاف، وظیفه ارائه یک پروژه و مراحلی را که برای تحقق امور نیاز دارید را توصیف و معین می‌کند. هر پروژه شروع و پایانی دارد. پروژه‌ها به این شکل اتفاق می‌افتند که ابتدا برنامه‌ریزی می‌شوند، مراحل مشخص می‌شوند، افراد طبق مراحل شروع به انجام کارها می‌کنند و در نهایت پروژه به اتمام می‌رسد. این مرحله همانند زندگی و مرگ هر موجود زنده‌ای است، ایده پروژه زاده می‌شوند، پروژه شروع به بالغ شدن می‌کند و در نهایت به اتمام می‌رسد و فقط اثرات آن باقی می‌ماند.
آیا این مراحل همانند مراحل زندگی، شفاف هستند؟
بله، موسسه مدیریت پروژه (PMI) به صورت کلی عمر پروژه را در ۵ فاز خلاصه می‌کند و چرخه عمر پروژه را بر مبنای این مراحل تعریف می‌کند:
- آغاز پروژه
- برنامه‌ریزی
- اجرای پروژه
- کنترل پروژه
- اتمام پروژه
موسسه مدیریت پروژه (PMI) یک سیر منطقی را کاملا برای پروژه در نظر می‌گیرد و آن را چرخه حیات پروژه می‌نامد. متدولوژی PMI یک استاندارد واقعی برای انجام پروژه است که می‌توانید آن را در 370 صفحه هفتمین ویرایش کتاب دانش مدیریت پروژه (PMBOK) بیابید. در واقع کتب زیادی درباره این مراحل نوشته شده است که احتمالا خواندن آنها زمان زیادی خواهد گرفت، بنابراین در اینجا یک تفکیک فشرده از چرخه عمر پروژه را آورده‌ایم که جمع‌بندی کامل نکات مهم باشد. پروژه‌هایتان را هوشمندانه پیش ببرید!
آشنایی با 5 مرحله چرخه عمر پروژه
در زیر، به تفکیک به معرفی هر یک از 5 مرحله مدیریت پروژه خواهیم پرداخت و به صورت مختصر می‌گوییم که در هر مرحله چه اتفاقاتی رقم خواهند خورد.
مرحله اول: شروع پروژه
در این مرحله سنگ بنای ابتدایی پروژه گذاشته می‌شود. در مرحله شروع باید کار و مسئله‌ای که باید به آن پرداخته شود روشن شود. اگر پروژه را از کارفرما دریافت می‌کنید مرحله کلیت و توضیح ماهیت پروژه در این قسمت قرار خواهد گرفت. اتفاقات و رخدادهای مرحله اول پروژه، اطلاعات زیر را شامل می‌شود:
- همه چیز در مورد ماهیت و نحوه شروع یک پروژه
- در میان گذاشتن وجود پروژه با تیم خود
- مذاکرات مربوط به پروژه با مشتری و
- گرفتن تعهد از مشتری و تیم برای مسائل حقوقی
شما تمام اطلاعات موجود را به شیوه ای سیستماتیک گرد هم می‌آورید تا محدوده، هزینه و منابع پروژه را مشخص کنید و به دیدی کلی از پروژه برسید. هدف از مرحله شروع این است که (گاهی اوقات) خلاصه یک پروژه را در نظر بگیرید تا بفهمید که برای به دست آوردن موفقیت پروژه چه کارهایی باید انجام شود.
یکی از لازمه‌های شروع پروژه، شناسایی ذینفعان (سرمایه‌گذاران) پروژه و اطمینان از این است که همه آنها درک یکسانی از چیستی پروژه و موارد حقوقی پروژه دارند. بهتر است که این مرحله در همان ابتدا روشن شود تا دچار مشکل در انتهای پروژه نشوید.
در طول همین این مرحله شروع پروژه است که شما باید تصمیم بگیرید که آیا تحویل اطلاعات تکمیلی قبل از انجام پروژه یا طراحی کاتالوگ امکان پذیر است یا خیر. به عنوان مدیر پروژه، باید تحقیقات کافی برای تعیین اهداف پروژه انجام دهید و سپس راه حلی برای دستیابی به اهداف پروژه پیدا کنید.
مراحل کلیدی مدیریت پروژه در زمان شروع:
- کاتالوگ و راهنمای واضحی از پروژه بسازید: چشم اندازها، اهداف و هزینه‌های پروژه را تخمین بزنید.
- حداکثر خدمات و یا خروجی‌ها را مشخص و معین کنید: به پرسش «محصول یا خدماتی که باید ارائه شود چیست؟» پاسخ دهید.
- یک مطالعه سریع و جامع را برای مشکلات احتمالی انجام دهید: مشکل اولیه و راه حل‌های ممکن آن چیست؟
- هزینه‌های احتمالی را کنار بگذارید و یک هدف دور از بودجه را مشخص کنید تا سقف هزینه‌ها باشد: هزینه‌ها و مزایای این پروژه چیست؟
- شناسایی سرمایه‌گذاران و ذینفعان: افرادی که این پروژه بر آنها تأثیر می‌گذارد چه کسانی هستند (چه سود و چه زیان) ، چگونه بر آنها تأثیر می‌گذارد و نیازهای این افراد چیست؟
- گرفتن تاییدیه صاحب پروژه و اعضای گرو
مرحله دوم: برنامه‌ریزی برای اجرای پروژه
پس از دریافت تاییدیه برای ادامه پروژه در مرحله شروع، می‌توانید برنامه ریزی پروژه را شروع کنید. مسلماً این بحرانی‌ترین مرحله پروژه در چرخه حیات پروژه است. چرا که در این مرحله به تعریف چگونگی انجام کارهایی که باید انجام شود، پرداخته می‌شود و باید ریز جزئیات و وظایف هر شخص در تیم پرداخته شود.
برنامه ریزی مرحله‌ای است که در آن تمام کارهایی که باید انجام شود را تعریف می‌کنید و نقشه راهی که برای ادامه تا انتهای پروژه دنبال می‌کنید را ایجاد می‌کنید. در این مرحله به صورت کلی باید به سوالات زیر پاسخ داده شود. پاسخگویی به سوالات زیر باعث می‌شود که دید بهتری از کل فرآیندهای پروژه تا انتها داشته باشید پس آن را نادیده نگیرید.
- دقیقا قرار است در این پروژه وظایف هر شخص چه کارهایی باشد؟
- چگونه می‌خواهیم این پروژه را انجام دهیم؟
- زمان دقیق شروع پروژه چه موقع است؟
- اتمام پروژه با انجام چه کاری مشخص می‌شود؟
در این مرحله از چرخه عمر پروژه، شما باید تصمیم بگیرید که چگونه خود و تیمتان قرار است که به اهداف پروژه دست یابید. سعی کنید که این مرحله را تا حد ممکن با دقت انجام دهید و وظایف هر شخصی را با جزئی‌ترین کارها معین کنید.
در این مرحله چند مجموعه سوال را از خود و تیم بپرسید تا از شکست‌های ناشی از عدم ثبات برنامه‌ریزی جلوگیری کنید.
برای چیزی که دست یافتنی است تلاش کنید!
- از خود بپرسید آیا این راه حل با بودجه مطابقت دارد؟
- آیا تیم من توانایی انجام این کار را دارد؟ آیا زمان کافی داریم؟
تعیین اهداف غیرواقعی به معنای آماده کردن خود برای شکست است و اگر جواب سوالات بالا با موفقیت مغایرت داشت در همین مرحله پروژه را معلق کنید.
پروژه‌ها معمولا زمان بر هستند، بنابراین شما تیمی می‌خواهید که از نظر احساسی درگیر پروژه باشد.
- از خود بپرسید، آیا این پروژه ای است که تیم شما می‌تواند به آن علاقه داشته باشد؟
- آیا چیزی است که می‌تواند آنها را برای همکاری و رسیدن به یک هدف دور هم جمع کند؟
اگرچه ممکن است وظیفه آنها انجام کاری باشد که شما به آنها می‌گویید، اما به شما اطمینان می‌دهیم که هیچ کس قرار نیست روی چیزی سرمایه گذاری کند که فکر نمی‌کند ارزشمند است. سعی کنید قبل از محول کردن وظایف آنها را برای انجام پروژه توجیه کنید.
چشم‌اندازی کامل از پروژه داشته باشید
- آیا این پتانسیل تبدیل شدن به یک موفقیت بزرگ را دارد؟
- آیا این یک راه حل کامل برای مشکلی است که با شما مطرح شده است؟ یا فقط یک چسب زخم است؟
- آیا پتانسیل بهبود، توسعه و تبدیل شدن به یک پروژه مفید و روزآمد را دارد؟
باید سعی کنید که اهداف را بارها و بارها با تیم خود مرور کنید و نظر آنها را در این باره جویا شوید تا بتوانید دید بهتری را از علایق آنها، نحوه پیشبرد پروژه به نحو احسن و… داشته باشید.
مرحله برنامه ریزی منجر به یک طرح پروژه‌ای می‌شود که در آن فعالیت‌ها، وظایف، وابستگی‌ها، چارچوب‌های زمانی و همچنین هزینه‌ها به صورت کامل مشخص است. علاوه بر این، دور از ذهن نیست که در این مرحله برنامه‌ای برای منابع، بهبود کیفیت، کاهش ریسک، معیارهای پذیرش، ارتباطات و تدارکات تهیه کنید.
مراحل کلیدی مدیریت پروژه برای برنامه ریزی:
- ایجاد یک طرح اولیه یا موکاپ: مراحل، فعالیت‌ها، محدودیت‌ها را شناسایی کنید و یک جدول زمانی برای پروژه با ساختار تفکیک کار با استفاده از انواع نمودار ایجاد کنید.
- ایجاد یک برنامه‌ریزی مالی: یک بودجه ثابت برای پروژه، یک برنامه دقیق برای برآورد هزینه و برنامه‌ای برای تامین حداکثر هزینه برای منابع و بخش‌های مختلف تیم یا شرکت خود ایجاد کنید.
- ترسیم مسیر اولیه‌ی پروژه: یک تیم عالی بسازید و منابع و مواد مورد نیاز برای تحویل پروژه را گرد هم بیاورید و از آنها برای تحقق پروژه استفاده کنید. با استفاده از این طرح ذهنی، اهداف و معیارهای کیفی خود را به صورت کامل تعیین کنید و سپس روی کاغذ بیاورید.
- ایجاد یک طرح ریسک: خطرات، مفروضات، مسائل و وابستگی‌های احتمالی را شناسایی کنید. سعی کنید که راه‌های غلبه بر مشکلات و ریسک‌ها را در طول پروژه شناسایی کنید تا در طول پروژه به کمبود زمان برنخورید.
- ایجاد جدول زمان‌بندی: برای این که به خوبی افراد را مدیریت کنید یک جدول را با ددلاین‌های مشخص شده در نظر بگیرید و کارهای آنها را بر اساس کامل بودن و یا ناقص بودن مشخص کنید.
- یک برنامه برای ارتباط اعضا با یکدیگر را تنظیم کنید: فهرست کاملی را از سرمایه‌گذاران و نحوه اطلاع‌رسانی به آنها را تهیه کنید.
- ایجاد یک طرح تدارکات: تامین کنندگان شخص ثالث مورد نیاز را پیدا کنید و در مورد شرایط انجام پروژه به توافق برسید. (این مرحله می‌تواند در بقیه فازهای حیات پروژه وجود داشته باشد.)
پس از انجام کامل مرحله برنامه‌ریزی برای انجام پروژه، زمینه را برای انجام باقی مراحل مدیریت پروژه فراهم کرده‌اید.
مرحله سوم: اجرای پروژه
بخش اجرای پروژه را می‌توان به عنوان بخش ایجاد جسم و قالب دادن به پروژه هم شناخت. این مرحله بخشی از چرخه عمر پروژه است که در نهایت و پس از آن می‌توانید برنامه پروژه خود را تمام شده تلقی کنید. شما از منابعی که در دسترس دارید استفاده می‌کنید، راه‌حل‌ها و مسیرهای مورد نیاز را در پیش می‌گیرید، قوانین اصلی انجام را تدوین می‌کنید و افراد تیم را در این راستا هدایت می‌کنید. پس از این موارد می‌توان گفت که بیش از نیمی از کارهای اصلی را در یک پروژه به اتمام رسانده‌اید.
به عنوان مدیر پروژه، در این مرحله شما تیم را رهبری می‌کنید و آنها را به سمت اتمام پروژه هدایت و مدیریت می‌کنید. در این مرحله بسیار طبیعی است که شما وقت خود را در جلسات توجیهی و بررسی‌های مربوط به جوانب مختلف پروژه صرف خواهید کرد و پروژه را در مسیر حرکت به سمت انتهای چرخه عمر خود پیش خواهید برد.
مراحل کلیدی مدیریت پروژه برای اجرا
- رهبری تیم: چشم اندازی برای موفقیت ایجاد کنید و تیم را قادر به انجام دادن آنها کنید
- ایجاد وظایف: آنچه را که باید انجام شود شفاف کنید و معیارهای کار را به وضوح تعریف کنید.
- خلاصه وظایف: اطمینان حاصل کنید که تیم متوجه آنچه که باید انجام شود به صورت تمام و کمال شده باشد.
- مدیریت مشتری: تعامل خود را با مشتری حفظ کنید تا از قابل قبول بودن نتیجه پروژه به خوبی اطمینان حاصل کنید.
- ارتباطات: اطمینان حاصل کنید که به افراد مناسب، در زمان مناسب از طریق کانال مناسب اطلاع‌رسانی می‌کنید و آنها در در جریان پیشرفت‌های پروژه قرار می‌دهید.
مرحله چهارم: نظارت و کنترل پروژه
حفظ پروژه در مسیر درست آن از مهم‌ترین بخش‌های مربوط به تداوم یافتن پروژه است. این مرحله یکی از سخت‌ترین مراحل در چرخه مدیریت پروژه است که گزارشات عملکرد و نظارت و کنترل پروژه را شامل می‌شود. در واقع این مرحله به این معنی است که مطمئن شوید پروژه دقیقا طبق برنامه پیش می‌رود و اگر اینطور نیست، آن را با تکنیک‌ها و راه حل‌هایی برای بازگرداندن آن به مسیر اصلی کنترل کنید. به عنوان یک مدیر پروژه، شما یک پروژه را به نحوی در تمام مراحل چرخه عمر پروژه نظارت و کنترل خواهید کرد.
به صورت کلی این مرحله بدان معناست که اطمینان حاصل کنید داده‌ها (که معمولاً از جدول‌های زمانی و گزارش‌ها در نرم‌افزار مدیریت پروژه شما به دست می‌آیند) موثق هستند و سیر پیشرفت را به طور موثر مورد بررسی قرار دهید. کلید گذر از این مرحله پیگیری مداوم و گوش به زنگ بودن است. به زبان عامیانه، نباید چشم از پروژه بردارید!
در وهله بعد، در این مرحله باید گرفتن داده‌ها و مقایسه تکمیل وظایف بپردازید. سعی کنید در هر مرحله، هزینه‌ها، بودجه و زمان تخصیص یافته برای پایان پروژه مندرج در طرح اولیه را پیگیری کنید. با مقایسه واقعیات امر در مقایسه با برنامه نوشته شده، می‌توانید مشخص کنید که آیا به اهداف مربوط نوشته شده در جدول زمانی بر اساس هزینه، کیفیت و معیارهای تخمین زده شده دست می‌یابید یا خیر.
هنگامی که متوجه می‌شوید که همه چیز کاملا طبق برنامه پیش نمی‌رود (که این اتفاق برای هر ۹ پروژه از ۱۰ پروژه رخ می‌دهد)، گزینه‌هایی را برای بهبود انجام پروژه در نظر بگیرید که در عین حال که به بودجه، جدول زمانی و محدودیت‌های کیفیت آسیبی وارد نمی‌کند، رضایت مشتری و اعضای تیم را در پی داشته باشد. ممکن است این موضوع کمی برنامه‌ریزی‌ها وظایف را تغییر دهد پس سعی کنید برنامه‌ها را انعطاف‌پذیر تدوین کنید.
مراحل کلیدی مدیریت پروژه برای نظارت و کنترل آن
- مدیریت هزینه و زمان: جدول‌های زمانی و هزینه‌ها را برای ثبت، کنترل و پیگیری بودجه و وظایف پروژه بررسی کنید.
- مدیریت کیفیت: بررسی محصولات نهایی و اطمینان از مطابقت آنها با معیارهای مشتریان یا سرمایه‌گذاران
- مدیریت ریسک: نظارت، کنترل و مدیریت ریسک، خطرات و مسائل احتمالی
- مدیریت پذیرش: با استفاده از نیاز مشتری یک سیستم بازبینی ایجاد کنید و اطمینان حاصل کنید که همه محصولات نهایی نیازهای مشتری را آن طور که در برنامه‌ریزی تخمین زده شده بود برآورده می‌کنند.
- مدیریت تغییر: زمانی که پروژه طبق برنامه پیش نمی‌رود، فرآیند تغییرات قابل قبول با متناسب کردن آن با نیاز مشتری مدیریت کنید تا اطمینان حاصل شود که از تغییرات لازم راضی هستند.
اگر به این قسمت از مراحل رسیده‌اید! تبریک می‌گوییم! شما چهار مرحله از چرخه عمر پروژه را پشت سر گذاشته‌اید و اکنون زمان آن است که به مرحله نهایی چرخه عمر مدیریت پروژه بروید: اتمام پروژه.
مرحله پنجم: اتمام پروژه
این مرحله همان مرحله پایان دادن به پروژه است. در این مرحله با بسته شدن چرخه عمر پروژه، پروژه شما اساساً به پایان رسیده و کار شما به عنوان مدیر پروژه به پایان می‌رسد. اما پروژه هنوز تمام نشده است!
مگر می‌شود عمر پروژه به سر رسیده باشد اما پروژه هنوز تمام نشده باشد؟ بله! در این مرحله، قبل از اینکه همه فراموش کنند، مفید است که یک جلسه بازبینی پس از پروژه یا پسا پروژه‌ای برگزار کنید تا در مورد نقاط قوت و ضعف پروژه و تیم بحث کنید، چه چیزی اشتباه بوده یا به خوبی پیش نرفت و چگونه می‌توان در آینده آن را قوی‌تر کرد و مسیر پیشرفت را هموارتر ساخت؟
این مرحله می‌تواند یکی از باارزش‌ترین مراحل مدیریت پروژه باشد، زیرا فرصتی عالی برای شناسایی و قدردانی از اعضای ارزشمند یک تیم و تجلیل از موفقیت‌های آنها است؛ پس به سادگی از آن گذر نکنید.
مراحل کلیدی مدیریت پروژه برای تمام شدن پروژه
- تجزیه و تحلیل عملکرد پروژه: این مورد یک نگاه کلی به نحوه مدیریت پروژه است و اینکه آیا برآوردهای اولیه هزینه‌ها و منافع دقیق بوده است یا خیر. آیا خطرات پیش بینی نشده‌ای وجود داشت؟ چه مسائلی پیش آمد و تا چه حد با آنها برخورد شد؟ آیا طرح پروژه تغییر کرده است و چگونه؟ جواب دادن به این سوالات می‌تواند راه را برای مدیریت پروژه‌های بعدی هموارتر کند.
- تجزیه و تحلیل تیم: آیا هرکس کاری را که به آنها محول شده بود انجام داد؟ آیا آنها به اندازه کافی پرشور و با انگیزه بودند؟ آیا آنها دقیق و مسئولیت‌پذیر بودند؟ آیا ارتباط بین اعضای تیم انجام پروژه سالم و سازنده بود؟
- اتمام پروژه: کارهای مورد نیاز برای پایان رسمی پروژه را مستند کنید. این شامل بستن قراردادهای تامین کننده، امضای قراردادها و تحویل تمام اسناد پروژه است.
- بررسی پس از اجرا: یک تحلیل رسمی از موفقیت‌ها و شکست‌ها، درس‌های آموخته شده و پیشنهادهایی برای آینده بنویسید. در پایان هر پروژه موفق، خواهید آموخت که دچار پیشرفت بیشتری نسبت به پروژه‌های قبلی شده‌اید.
چرا چرخه عمر پروژه مهم است؟
اگرچه ممکن است چرخه عمر پروژه فرآیندی اضافی به نظر برسد، اما مهم است زیرا مدیر پروژه باید در تمام مراحل، تمام اطلاعات مربوط به پروژه را شفاف نگه دارد. مراحل درگیر در هر پروژه به طور کلی یکسان است: مرحله تعریف اهداف پروژه، ایجاد یک طرح پروژه برای رسیدن به هدف پروژه و سایر مراحلی که در بالا از آن به عنوان مراحل یک پروژه نام بردیم. مدیران پروژه یا آژانس‌های مختلف ممکن است از اصطلاحات کمی متفاوت برای توصیف مراحل چرخه عمر پروژه در پروژه های مختلف استفاده کنند، اما اساساً مفهوم آنها تقریباً یکسان هستند.
یک پروژه همیشه باید از جایی شروع شود، در واقع در ابتدا، مشکلی که نیاز به رفع دارد باید تعریف شود. سپس باید راه حلی برای رفع آن مشکل و رویکردی برای انجام آن ایجاد شود. آن طرح باید عملی شود، و سپس طرح باید پیگیری شود تا مطمئن شویم که همه چیز طبق برنامه‌ریزی پیش خواهد رفت. سپس پروژه و نتایج آن بررسی می‌شود، عملکرد افراد ارزیابی می‌شود و در نهایت پروژه به طور رسمی به پایان می‌رسد.
چرخه عمر پروژه مسیری را در سراسر پروژه به مدیران پروژه ارائه می‌دهد و تعریف می‌کند که در هر مرحله از پروژه، وظایف باید از کجا شروع شود و تا کجا باید ادامه یابد. مهم نیست که چقدر مشکلات مختلفی پیش می‌آیند، شما ساختار و یک قالب منعطف و جامع خواهید داشت که می‌توانید به آن برگردید و دوباره با توجه به ریسک‌های ناگهانی آن را سرهم‌بندی کنید.
اگر شما یک مدیر پروژه نیستید و می‌خواهید در این زمینه اطلاعات را کسب کنید و تبدیل به یک مدیر پروژه خبره شوید می‌تواند از کلاس‌های آنلاین رایگان و غیر رایگان برای افزایش دانش خود استفاده کنید تا تبدیل به یک مدیر پروژه کامل شوید. اما توجه کنید که تنها گذراندن کلاس‌ها راه صد ساله را تبدیل به مسیر یک روزه نمی‌کند پس پروژه‌های مختلف را مدیریت کنید تا به تسلط کافی برسید.
آیا چرخه حیات پروژه همیشه ساده است؟
چرخه عمر پروژه ساده است، اما این موضوع همیشگی نیست! مانند بسیاری از مسائل موجود در زندگی، پروژه‌ها هم پیچیده هستند و شامل تعداد زیادی متغیر، همراه با مقدار زیادی ریسک و اتفاقات غیرمترقبه هستند. در عمل، نحوه مدیریت چرخه عمر ممکن است کاملاً متفاوت از چیزی که آژانس تبلیغات به شما می‌گوید یا از مدیر پروژه دیگر می‌بینید باشد. در واقع نحوه مدیریت یک پروژه می‌تواند همانند امضای هر شخص منحصر به فرد باشد. با این حال، بسیاری از مفاهیم اساسی که معرف مراحل مدیریت پروژه هستند، یکسان هستند.
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
نرم افزار مدیریت پروژه به مدیران پروژه و تیم‌ها کمک می‌کند تا نیازهای مشتری را شناسایی و برطرف کنند و محدودیت‌های زمان، بودجه و منابع را مدیریت کنند. کاربرد تجاری نرم افزار مدیر پروژه مزایایی را به همراه دارد که می‌تواند سیر پیشرفت شرکت‌ها را سرعت بخشد، به ویژه اگر به درستی برای مطابقت با نیازهای سازمان انتخاب شود. نرم‌افزارهای مدیریت تسک و پروژه مختلفی مثل ترلو، تسکولو و ایرتیبل وجود دارند که می‌توانند به شما کمک کنند تا بتوانید بوردهای مورد نظر خود را ایجاد کنید و پروژه‌های خود را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید، البته بسیاری از افراد این نرم‌افزارها را کامل نمی‌دانند چرا که همه فازهای مدیریت پروژه را در بر ندارند.
برترین نرم افزار مدیریت پروژه
پلتفرم‌های مدیریت پروژه با ترکیبی از ویژگی‌ها، عملکردهای خود را گسترش می‌دهند و از محدودیت‌های گذشته خود عبور می‌کنند و فرآیند انتخاب کاربر را پیچیده‌تر می‌کنند. از نرم‌افزار زمان‌بندی پروژه گرفته تا برنامه‌های برنامه‌ریزی پروژه، ما در این مقاله بهترین نرم‌افزارها را برای مدیریت پروژه برای انواع مختلف صنعت و نیازهای تجاری معرفی کرده‌ایم تا به شما در این فرآیند انتخاب حیاتی کمک کنند.
نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
ابزار مدیریت پروژه به مدیران پروژه، تیم‌ها و افراد مستقل کمک می‌کند تا وظایف خود را به منظم‌ترین شکل ممکن به تکمیل برسانند، نیازهای مشتری را سازماندهی کنند و محدودیت‌های زمان، بودجه و منابع را مدیریت کنند. شرکت‌هایی که از نرم افزارهای مدیریت پروژه به شکلی صحیح استفاده می‌کنند در نتیجه پروژه‌هایی را ارائه می‌دهند که شامل نتایج مورد انتظار را در هزینه و زمان است.
انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه
همانند همه کارهای دیگر، برای مدیریت پروژه هم می‌توان انواع و اقسام نرم‌افزارها را مشاهده کرد. در ابتدا این نرم‌افزارها تنها برای برخی از شرکت‌ها در دسترس بود، هنگامی که نرم افزار مدیریت پروژه تبدیل به پلتفرمی در دسترس و مقرون به صرفه برای کسب و کارها شد، شرکت ها سیستم های مدیریت پروژه را جایگزین قلم و کاغذ خود جایگزین کردند.
پس از در دسترس قرار گرفتن این نرم‌افزارها، فناوری همچنان به تکامل خود ادامه می‌دهد، بنابراین برنامه‌های دسکتاپ از نظر ویژگی‌ها، مقیاس و امنیت بهبود یافته‌اند که به چندین کاربر اجازه دسترسی به نرم‌افزار را از طریق شبکه داده خود شرکت می‌دهد. هنگامی که رایانش ابری گزینه‌ها و مزایایی را ارائه کرد، فروشندگان نرم‌افزار مدیریتی محصولات مبتنی بر اشتراک خود را از طریق اینترنت به مشاغل در هر اندازه ارائه کردند. این کار راه بازار را به روی ارائه دهندگان بیشتری که انواع سیستم‌های مدیریت را ارائه می‌دادند باز کرد.
نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین
برنامه‌های مدیریت پروژه می‌تواند به صورت آنلاین و آفلاین مورد استفاده افراد قرار گیرند. این پلتفرم‌های آنلاین برای کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ در سراسر صنایع مفید هستند. در واقع، دیگر نیازی نیست که کسب و کار شما به یک غول در عرصه خود تبدیل شده باشد تا از نرم‌افزارهای مدیریت چرخه عمر پروژه استفاده کنید! کاربران در مکان‌های مختلف می‌توانند از دستگاه‌های مختلف مانند لپتاپ‌ها و کامپیوترها، تبلت‌ها و تلفن‌های هوشمند به این ابزار دسترسی داشته باشند تا وضعیت پروژه و اطلاعات به‌روز را از پایگاه داده مرکزی دریافت کنند.
نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین امروزی دارای مجموعه‌ای غنی از ویژگی‌ها هستند که می‌توانند با سیستم‌های سازمانی رده بالا رقابت کند پس لزوما نیازی نیست که هزینه زیادی را برای یک نرم‌افزار مدیریت پروژه متحمل شوید. بسیاری از این برنامه‌ها روش‌های مختلفی را برای تجسم وظایف پروژه و پیشرفت آن، همکاری با همکاران، خودکارسازی گردش کار، اشتراک‌گذاری فایل‌ها، پیام دادن به اعضای تیم و ادغام با ایمیل ارائه می‌کنند.
نرم افزار مدیریت پروژه آفلاین
برنامه‌های مدیریت پروژه آفلاین یا شخصی می‌توانند بر روی سرور خود شرکت قرار داشته باشند. سرور شرکت در مرکز داده شرکت خواهد بود و توسط کارکنان فناوری اطلاعات آن مدیریت می‌شود. شرکت ها اغلب یک مجوز نرم افزار مدیریت شخصی را خریداری می‌کنند و ممکن است نیاز به خرید ارتقاء یا به روز رسانی اضافی شوند. شرکت ها به دلیل نگرانی در مورد اطلاعات و منع افشا، نرم افزار پروژه شخصی را ترجیح می‌دهند. این نرم‌افزارها تنها برای شرکت‌هایی است که در دسته شرکت‌های بزرگ قرار می‌گیرند و اگر شرکت عظیمی با زیرمجموعه‌های زیاد ندارید می‌توانید از سرویس‌های آنلاین استفاده کنید و نیاز به هزینه‌های زیاد نیست.
هنگامی که شرکت‌ها نرم افزار شخصی مدیریت چرخه عمر پروژه را بر روی سرورهای خصوصی خود اجرا می‌کند، آنها کنترل کاملی بر روی ذخیره سازی داده‌ها و پروتکل های امنیتی برای محافظت از آن داده‌ها دارند. شرکت‌هایی با بیشتر از ۱۰۰ کاربر فعال می‌توانند در صورت خرید مجوز نسخه‌های یکبار مصرف در برنامه‌های مدیریت پروژه شخصی، از ازدیاد هزینه‌های اشتراک ماهانه جلوگیری کنند. آنها همچنین کنترل اختصاصی را بر روی زمان‌بندی به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری دارند و به دلیل به‌روزرسانی خودکار محصول ممکن نیست دچار مشکلی شوند چرا که خود می‌توانند زمان به روز رسانی و انجام شدن آن را مدیریت کنند.
برنامه‌های مدیریت پروژه امروزی شامل چندین ویژگی مختلف و ابزارهای جالب برای مدیریت طیف گسترده‌ای از پروژه‌های تجاری هستند. نرم افزار تخصصی مدیریت چرخه پروژه می‌تواند پروژه‌های ساده را به طور رضایت بخشی مدیریت کند. یک برنامه کاربردی مدیریت پروژه باید دارای برتری‌های واضحی در مسائلی چون مدیریت کار، زمان‌بندی یا مدیریت زمان باشند.
برنامه‌های مدیریت چرخه عمر پروژه چندین عملکرد مانند مدیریت کار، نمودار گانت و ردیابی زمان را ترکیب می‌کنند تا نتیجه دلخواه را به مارکترها ومدیران ارائه بدهند. شرکت‌های مختلف ممکن است دارای نیازهای مختلفی در زمینه مدیریت پروژه باشند. در واقع برای این که بفهمید به چه نرم‌افزاری نیاز دارید اگر مدیر یک شرکت هستید باید شخصی را استخدام کنید که بتواند در وهله اول نیازها و کمبودهای سازمان شما را شناسایی کند و برای آنها راه حل‌هایی را ارائه کند.
استارت‌آپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک به مجموعه نرم‌افزار مدیریتی ساده با ویژگی‌های محدودی که عملکردهای اساسی را پوشش می‌دهند، نیاز دارند و نیاز به میزان زیادی هزینه برای مدیریت پروژه‌های خود ندارند چرا که پیچیدگی آنها تا این اندازه زیاد نیست. مدیریت کار، همکاری تیمی، مدیریت اسناد و ادغام ایمیل، همه و همه ویژگی‌های مشترکی هستند که باید در ابزار مدیریت پروژه انتخابی شما گنجانده شوند.
برنامه‌های جامع و پیشرفته پروژه دارای ویژگی‌های بیشتری هستند که عملکردهای ساده مدیریت پروژه مانند زمان‌بندی، مدیریت منابع و مدیریت مالی را در کنار ویژگی‌های پیشرفته‌تر مدیریت پروژه پوشش می‌دهد. این نرم‌افزارها هزینه‌های بالاتری دارند، اما این نرم‌افزارها تخمین‌های دقیق، کنترل پارامترهای یک پروژه، امکان وجود پروژه‌های نامحدود، تخمین پیشرفت پروژه و گزارش‌های جامعی را ارائه می‌کند که قیمت آن را توجیه می‌کند.
ابزارهای رایگان و ساده‌تر همچنین نیاز به نظارت و زمان بیشتری دارند تا در مدیریت پروژه‌ها موثرتر باشند. سازمان ها و تیم های بزرگ‌تر نرم افزار مدیریت اختصاصی را به خصوص برای پروژه‌های پیچیده‌تر ترجیح می‌دهند.
نرم‌افزارهای رایگان برای مدیریت پروژه
نرم افزار رایگان می‌توانند بازه‌های مختلفی از نیازهای شخصی تا سازمانی را پوشش دهند. به عنوان یک سیستم کاملاً رایگان و منبع باز این نرم‌افزارها بهترین انتخاب برای تیم‌های بسیار کوچک 1-2 نفره هستند.
بسیاری از این نرم‌افزارهای ساده مدیریت پروژه با یک عدد نسخه رایگان به وسیله فروشندگان مدیریت پروژه ارائه می‌شوند که برای دسترسی به سطوح مختلفی از خدمات پیشرفته نیاز به پرداخت بیشتری دارند. نسخه‌های رایگان نرم افزار ممکن است ویژگی‌های محدودتری داشته باشند، همچنین، ممکن است محدود به تعداد کمی از کاربران باشند، یا ممکن است به پشتیبانی شخصی محدود ارائه شوند. با این حال، بسیاری از تیم‌های کوچک و آن‌هایی که به تازگی یک ابزار جدید را آزمایش می‌کنند، ممکن است این گزینه‌ها را برای کمک به فرآیند تصمیم‌گیری مفید بیابند.
منبع باز بودن نرم افزار مدیریت چرخه عمر پروژه یک گزینه ارزشمند برای تیم‌های بزرگی است که به دنبال نرم افزار مدیریت رایگان هستند. این ابزارها همه ویژگی‌های مشابهی را که ممکن است در یک ابزار اشتراک یا درون محل پیدا کنید، ارائه می‌کنند و بسیاری از این ابزارها برای انواع مختلف پروژه بسیار قابل تنظیم هستند. در واقع این موضوع باعث می‌شود که شما بتوانید در صورت تخصص داشتن کنترل بیشتری بر روی فرآیند مدیریت خود داشته باشید.
