زمانی که مدیریت در هر کاری دخیل شود، بدون شک آن کار با انسجام بیشتری به پایان خواهد رسید. از این رو، سمت شغلی مدیر پروژه یکی از حساس‌ترین و حیاتی‌ترین مشاغلی است که این روزها جایگاه ویژه‌ای در سازمان‌های مختلف پیدا کرده است. سوال اینجاست که آیا صرفا مدیر پروژه بودن و کنترل و نظارت بر روند کلی پروژه کافیست؟ یا مهارت‌های خاصی در موفقیت این حوزه شغلی نیز موثر است؟
برای پاسخ به این سوالات، ابتدا باید تعریف درستی از مدیر پروژه و کار دقیقی که انجام می‌دهد داشته باشید. وظیفه اصلی یک مدیر پروژه (Project Manager) کنترل و مدیریت روند کلی انجام پروژه تا نهایی شدن آن و رسیدن به هدفی که از ابتدا تعیین شده است، می‌باشد. در مواردی ممکن است مدیریت پروژه به یک فرد مشخص به نام مدیر پروژه واگذار شود، و در مواردی پروژه به قدری سنگین است که مدیریت آن به یک تیم یا سازمان مدیریتی سپرده می‌شود. از این رو، مدیریت پروژه انواع مختلفی خواهد داشت.
وظایف یک مدیر پروژه چیست؟
وظایف مدیر پروژه ممکن است در لیست وظایفی که توسط صاحب پروژه تعیین می‌شود کمی ترسناک و طولانی به نظر بیاید! اما لازم است بدانید که یک مدیر پروژه تمام کاری که انجام می‌دهد را در چهار وظیفه اصلی می‌تواند خلاصه کند. به بیان دیگر، هر وظیفه‌ای که به مدیر پروژه محول می‌شود، شامل یکی از دسته‌بندی وظایف زیر خواهد بود:
وظیفه اول: برنامه‌ریزی
بودجه، زمان، منابع، ابزار، نیروی انسانی و… همه و همه احتیاجات اولیه یک پروژه برای شروع است. مدیر پروژه موظف است برنامه‌ریزی دقیق و درستی برای هر یک از موارد ذکر شده داشته باشد تا در نیمه راه پروژه به دلیل فقدان یکی از این عناصر، مستعد شکست نشود.
وظیفه دوم: تعیین نقش هر فرد
هر فرد در پروژه نقش به خصوصی را ایفا می‌کند که وظیفه تعیین این نقش به عهده مدیر پروژه است. اگر یک پروژه معماری دارید، وظیفه نقشه کشی را نباید به فردی که محاسبات را انجام می‌دهد بسپارید!
وظیفه سوم: نظارت بر امور اجرایی و پیگیری روند کار
یک پروژه موفق زمانی در زمان مورد نظر و با بودجه تامین شده به پایان می‌رسد که یک ناظر خوب به نام مدیر پروژه داشته باشد. وظیفه نظارت مدیر پروژه این دید را به کل تیم می‌دهد که در کدام مرحله از پیشرفت پروژه قرار داشته و چه میزان دیگر تلاش و انرژی نیاز است. همچنین در میانه راه، اگر نیاز به هر نوع منابع یا ابزاری وجود داشته باشد، از طریق پیگیری‌های مدیر پروژه مشخص خواهد شد.
وظیفه چهارم: کنترل و ارزیابی جهت اطمینان از کیفیت نتیجه
مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که آیا نتیجه و یا همان خروجی کار پروژه با هدف اولیه مطابقت دارد یا خیر؟ البته این مساله در نظارت‌هایی که طی پروسه اجرایی پروژه انجام شده بود نیز تا حدودی قابل نتیجه‌گیری است؛ اما باید به عنوان تایید و چک نهایی، مدیر پروژه اهداف اولیه و خروجی پروژه را بررسی کند.
در نهایت نیز مدیر پروژه، در صورتی که نیاز باشد، باید به مافوق خود گزارشی از موفقیت یا عدم موفقیت پروژه ارائه کند.
چه مهارت‌های از شما یک مدیر پروژه موفق می‌سازد؟
مهارت‌های هفتگانه مدیریت پروژه این روزها سروصدای زیادی به‌پا کرده‌اند. این مهارت‌ها به شما می‌گویند که برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه موفق، چه چیزهایی را باید در خود تقویت کنید:
- مدیریت زمان
- مدیریت هزینه
- مدیریت منابع
- یکپارچه‌سازی اهداف
- مدیریت کیفیت
- مدیریت ارتباطات
- مدیریت تدارکات
در روند یک پروژه، مدیریت زمان، هزینه و منابع (انسانی، آموزشی، ابزاری و…) نقش بسیار مهمی را ایفا می‌کنند. به همین دلیل است که یک مدیر پروژه، حتی در مرحله مدیریت پروژه‌های معمولی باید حتما مهارت‌های بالایی در این سه زمینه داشته باشد. پس از آن، درک اهداف پروژه و دقت به این که چطور می‌توان با روند کاری پیوسته و یکپارچه، به اهداف به طور دقیق دستیافت، مهارتی است که فقط یک مدیر پروژه موفق می‌داند.
در زمینه کیفیت و ارتباطات، مدیر پروژه باید بداند طرفین پروژه دقیقا چه کیفیتی را انتطار دارند تا بتواند ابزار و منابع لازم را با مهارت مدیریت تدارکات، به درستی تهیه کند. ارتباطات یک مدیر پروژه علاوه بر مورد ذکر شده، می‌تواند در مواقعی که یک بحران پیش می‌آید نیز به داد کل تیم برسد؛ به این صورت که ارتباطات او، بحران را به درستی حل کرده یا شرح آن را برای ذینفعان پروژه داده تا زمان یا بودجه بیشتری را تقاضا کند.
در این بین، داشتن مهارت‌های زیر نیز می‌تواند تاثیر مفیدی در روند مدیریت داشته باشد:
- دقت عمل
- اجرای صحیح بخش‌های مختلف پروژه
- بر طرف سازی اختلافات در میان گروه‌های کاری پروژه
- سادگی
- جامع بودن
- دانش و اشراف کافی به موضوع پروژه
استراتژی‌های مدیریتی پروژه به چند دسته تقسیم می‌شوند؟
در مسیر مدیریت پروژه، استراتژی‌های مختلفی ممکن است برای تضمین موفقیت به کار گرفته شوند. اما تمام استراتژی‌ها ضروری نیستند، قبل از هرچیز اگر به خوبی با مفهوم استراتژی آشنا نیستید، مقاله‌ی آشنایی با مفهوم استراتژی را بخوانید؛ اما در خصوص ۴ مورد از ضروری‌ترین انواع مدیریت پروژه، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
مدیریت پروژه به روش امانی
در این روش، یک فرد مدیریت پروژه را به عهده می‌گیرد که به عنوان مدیر پروژه شناخته خواهد شد. مسئولیت هر گونه نظارت، پیگیری، تامین منابع و سفارشات لازم در کنار فراهم کردن زمینه آموزشی برای نیروهای درگیر پروژه، به عهده این فرد خواهد بود. معمولا از این استراتژی یا زمانی استفاده می‌شود که مدیر پروژه فردی خبره است، یا پروژه به قدری سنگین نیست که یک نفر از پس مدیریت آن برنیاید.
مدیریت پروژه به روش سنتی
در این روش پروژه به راحتی نمیتواند توسط یک فرد مدیریت شود. از این رو یک نفر به عنوان مدیر ارشد در نظر گرفته می‌شود که پروژه را به قسمت‌های مختلف تقسیم می‌کند. سپس برای هر بخش از پروژه یک مدیر پروژه اختصاصی تعیین شده و مدیران بخش‌های مختلف پروژه با مدیر ارشد در ارتباط خواهند بود. این استراتژی بیشتر بر پایه برنامه ریزی بوده و مسئولیت هر یک از مدیران مشخص است.
مدیریت پروژه به روش پیمانی
تیم‌های مختلفی وجود دارند که در قالب یک شرکت پیمانکار، اقدام به قبول مسئولیت مدیریت پروژه می‌کنند. در این روش تیم با سازمان مورد نظر قرارداد می‌بندد که بخش یا تمام مدیریت پروژه را (به انتخاب سازمان) به عهده بگیرد. از سوی دیگر، انتخاب این که از روش سنتی یا امانی برای مدیریت پروژه در شرکت پیمانکار استفاده می‌شود، چیزی است که باید یا در قرارداد تعیین شود، یا اطلاعاتی محرمانه و درون شرکتی است که پیمانکار خودش تصمیم می‌گیرد.
مدیریت پروژه به روش کلیدگردان
این استراتژی مدیریت پروژه را می‌توان به نوعی ترکیبی از روش پیمانی و امانی دانست به این صورت که:
- یک مدیر پروژه از افراد درون سازمان مسئول پروژه انتخاب می‌شود.
- برنامه‌ریزی‌های مربوط به بودجه و زمان‌بندی تحویل پروژه را مدیر درون سازمانی تعیین می‌کند.
- مدیر پروژه این برنامه‌ریزی‌ها را با یک شرکت پیمانی مطرح کرده و مدیریت پروژه را به عهده آن‌ها می‌گذارد.
- پس از پایان پروژه، پیمانکار گزارش لازم را به مدیر پروژه، و مدیر پروژه گزارش لازم را به مافوق خود ارائه می‌دهد.
بهترین ابزار برای مدیریت پروژه چیست؟
امروزه ابزارهای دیجیتال مختلفی برای مدیران پروژه عرضه شده است که کار برنامه ریزی و پیگیری پیشرفت کارها را بسیار آسان‌تر از قبل کرده است. اگر شما هم تا به حال پروژه‌ای داشتید که باید آن را مدیریت می‌کردید، احتمالا با ابزار Trello آشنایی دارید. البته ابزارهای مشابه دیگری نیز وجود دارند که می‌توانند شما را در مسیر مدیریت پروژه همراهی کنند. اما ترلو به دلیل رابط کاربری ساده و قابل فهمی که دارد، محبوبیت خوبی میان مدیران پروژه کسب کرده است.
از این رو بسیاری ترلو را بهترین ابزار برای مدیریت پروژه می‌دانند. اگر با این ابزار آشنایی ندارید، اصلا نگران نباشید چرا که با ورود به آن همه چیز را به راحتی یاد خواهید گرفت. البته در مسیر مدیریت پروژه، ابزارهای دیگری چون آسانا (ASANA)، تودو لیست (ToDo List)، اسلک (Slack) و… نیز می‌توانند به شما کمک کنند. اما اگر از من بپرسید، ترلو کارتان را به خوبی راه می‌اندازد.
چرا مدیریت پروژه شغل مهمی است؟
از آن جایی که مدیریت درست پروژه در نهایت منجر به افزایش شانس موفقیت در انجام یک پروژه می‌گردد، می‌توان گفت مدیر پروژه وظیفه حساسی را به عهده دارد که نتیجه آن سودآوری خوب برای کل تیم است. فرقی نمی‌کند که پروژه مورد نظر کوچک است یا بزرگ، سرمایه زیادی را درگیر کرده است یا کم، درون سازمانی است یا برون سازمانی، یک هدف دارد یا چندین هدف، و… در همه شرایط، موفقیت پروژه علاوه بر سودآوری، اعتبار بیشتری به سازمان شما خواهد داد.
به بیان دیگر، در رزومه سازمان خود، پروژه‌های موفق ثبت شده خواهید داشت که یکی از ارکان اصلی موفقیت آن، مدیر پروژه بوده است. همین دلایل، سبب شده است امروزه اهمیت بیشتری به مدیریت پروژه داده شود.
آیا هر پروژه نیازمند مدیر است؟
شاید به نظر بیاید که پروژه‌های کوچک یا پروژه‌هایی که صرفا یک یا دو نفر در آن نقش دارند، نیازی به مدیریت ندارد! اما بد نیست بدانید که وقتی مدیریت در امری دخیل باشد، خیالتان از بابت نتیجه پروژه کمی راحت‌تر خواهد بود. با مدیریت پروژه دیگر نگران تعویق برنامه‌ها، کمبود بودجه، عدم منابع کافی، نبود ابزار و نیروی متخصص و… نبوده و چالشی در این زمینه نخواهید داشت چرا که شخصی به نام مدیر پروژه، کیفیت کار را به طور دقیق و مرتبا ارزیابی می‌کند.
