از زمان ظهور تکنولوژی، کامپیوتر و داده‌های دیجیتال در سازمان‌های مختلف، مکانیزم بسیاری از رفتارهای درون سازمانی تغییر داشت. این تغییرات، علت اصلی بروز دپارتمان‌های متفاوت در یک سازمان به حساب می‌آمد. در جایی که شاید IT تعریف درستی از هسته اصلی داده‌های سازمان محسوب می‌شد، چیزی به نام سیستم اطلاعات مدیریت، توانست تعریف کامل‌تری از فناوری اطلاعاتی که در یک سازمان در جریان است را محقق سازد.
در این مقاله می‌خواهیم به جایگاه دقیق سیستم اطلاعات مدیریت یا به اختصار MIS بپردازیم و ببینیم که این سیستم دقیقا چه کاربردی دارد؟ همچنین بعد از بررسی انواع سیستم‌های اطلاعات مدیریت، آن را با فناوری اطلاعات مقایسه می‌کنیم تا تفاوت‌های این دو مفهوم را بهتر درک کنیم. در پایان هم به مشاغلی که به این حوزه مربوط می‌شوند، اشاره می‌کنیم.
سیستم اطلاعات مدیریت چیست؟
MIS کوتاه شده‌ی عبارت Management Information System به بخش کنترل نرم‌افزاری و سخت‌افزاری یک مجموعه اشاره دارد که به اعضای سازمان کمک می‌کند در تصمیم‌گیری‌های مهم، عملکرد بهتری داشته باشند. سیستم اطلاعات مدیریت، در واقع زیرمجموعه‌ای از واحد فناوری اطلاعات بوده که از دهه ۶۰ میلادی، جایگاه خود را برای اولین بار در سازمان‌های مختلف پیدا کرد. البته که در آن زمان، خبری از محاسبات و کدنویسی‌های پیچیده نبود و احتمالا نهایت کاربرد این واحد، دیجیتال کردن محاسبات معمول، مثل حسابداری، ثبت سفارشات و مدیریت کلی به حساب می‌آمد.
رفته رفته، با پیشرفته‌تر شدن کامپیوترها، گستره‌ی کارایی این تکنولوژی وسیع‌تر و نهایتا از دهه ۸۰ میلادی، دامنه فعالیت و محاسبات روی سیستم‌های کامپیوتری، بیشتر شد. در این دوران، حتی کوچکترین فعالیت‌های درون سازمانی هم توسط کامپیوترها مدیریت می‌شد، در نتیجه حضور سیستم اطلاعات مدیریت، برای برنامه‌ریزی و مدیریت هر چه بهتر سازمان، بیش از پیش اهمیت پیدا کرد. این یعنی سیستم اطلاعاتی، شامل بخش‌های متعدد یا همان نرم‌افزار و سخت‌افزارهای جدید شد که محاسبات عمیق، پردازش داده‌ای گسترده و به طور کلی آنالیز کسب و کار را به عهده داشت.
MIS چه کاربردی دارد؟
در شرکت‌هایی که سیستم فروش آن‌ها کمی گسترده یا پیچیده باشد، طبیعتا پیگیری و سازماندهی روند فروش به صورت دستی (استفاده از نیروی انسانی) کاری زمانبر و با نرخ خطای بالا خواهد بود. از طرفی تجزیه و تحلیل اطلاعات این حوزه ممکن است نیازمند نیروی کار بیشتری باشد. سیستم‌های اطلاعات مدیریت، راه‌حلی ایده‌آل برای این شرکت‌ها خواهد بود تا ردیابی فروش، موجودی، تجهیزات و اطلاعات تجاری مرتبط را به سرعت و ساده، انجام دهند.
انواع سیستم‌های اطلاعات مدیریت
سیستم‌های اطلاعات مدیریت به چهار نوع دسته بندی می‌شوند که عبارتند از:
۱- سیستم پردازش تراکنش (TPS)
هر چیزی که به سیستم مالی و تراکنش‌های یک شرکت وابسته باشد، به این سیستم اطلاعات مدیریت وابسته خواهد بود. یعنی اگر می‌خواهید:
- فیش‌های حقوقی کارمندان شرکت را پردازش کنید
- فروشگاه الکترونیک و میزان فروش از آن را بررسی کنید
- سفارشات و میزان فروش و سود کلی را زیر نظر بگیرید
- صورتحساب‌ها و کلیه هزینه‌های شرکت را براورد کنید
حتما به یک سیستم پردازش تراکنش (Transaction Processing System) نیاز خواهید داشت.
۲- سیستم پشتیبانی مدیریت (MSS)
این نوع سیستم را می‌توان نوعی پایگاه داده هم در نظر گرفت به طوری که کاربران می‌توانند با تبادل اطلاعات در این سیستم، گزارشات و تجزیه و تحلیل‌هایی که برای برنامه‌ریزی‌های شرکت نیاز دارند را استخراج کنند. همچنین افراد می‌توانند با درج داده‌های جدید در سیستم پشتیبانی مدیریت (Management Supporting System)، انبار داده‌ای را تکمیل کنند تا گزارشات آینده، دقیق‌تر و قابل استنادتر باشد.
۳- سیستم‌های پشتیبانی تصمیم (DSS)
این سیستم با بررسی و تحلیل داده‌های گذشته، به مدیران کمک می‌کند در تصمیم‌گیری‌های آتی شرکت، عملکرد مثبتی داشته باشند. مثلا با تحلیل میزان فروش سالانه شرکت، میزان فروش سال آینده را تخمین می‌زند و به مدیران کمک می‌کند که در انتخاب استراتژی‌های مدیریتی، دقت بیشتری به خرج دهند. اگر می‌خواهید سازمانی همواره رو به رشد داشته باشید، سیستم پشتیبانی تصمیم (Decision Supporting System) یکی از انواع سیستم اطلاعات مدیریتی است که به آن نیاز دارید.
۴- سیستم‌های خبره (Expert System)
این سیستم‌ها به کمک هوش مصنوعی برنامه‌ریزی می‌شوند تا عملکرد و کارایی آن‌ها شبیه به یک نیروی انسانی در یک زمینه به خصوص باشد. در واقع دید این سیستم، یک دید انسان‌وار است.
تفاوت‌های سیستم مدیریت اطلاعات و مدیریت فناوری اطلاعات!
اگر آی‌تی را هسته‌ی فناوری در یک سازمان در نظر بگیریم، سیستم مدیریت اطلاعات، هسته‌ی آی‌تی به حساب می‌آید. از زمان ظهور برنامه‌های کاربردی سازمانی، مجموعه جدیدی از وظایف تحت عنوان اطلاعات سیستم مطرح شد. شرکت‌ها برای ارائه خدمات بهتر به مصرف‌کننده و پیشی گرفتن از رقبا، اقدام به ترکیب برنامه‌های کاربردی برون و درون‌سازمانی کردند که سبب شد عملکرد موفق‌تری داشته باشند. این عملکردها بر روی بخش‌های مختلف سازمان تاثیر گذاشت که عبارتند از:
- ثبت سفارش
- حسابداری و بودجه بندی
- برنامه ریزی منابع سازمانی
- مدیریت زنجیره تامین
- اتوماسیون نیروی فروش
ترکیب این برنامه‌ها با هم، نیازمند یک سیستم مدیریت اطلاعات است که محاسبات و گزارشات مورد نیاز روی این داده‌ها نیز پیاده‌سازی شود.
سیستم‌های اطلاعات (IS) که دربرگیرنده‌ی سیستم‌های مدیریت اطلاعات هستند، شباهت زیادی به یک مدیر استراتژیک دارد. در واقع تفاوت این دو (MIS و IS) در سطح دسترسی ارائه شده به اعضای سازمان است و تفاوت دیگری روی نوع پردازش داده‌ای ندارد.
این در حالی است که IT تعریف عمیق‌تری نسبت به این نوع سیستم‌ها دارد. در واقع آی‌تی مرز بین داخلی و خارجی بودن برنامه‌های کاربردی را مشخص می‌کند. اگر به تصویر زیر که برگرفته از سایت Techtarget است نگاه کنید، نسبت این سه مفهوم (It, IS و MIS) را به هم بهتر درک می‌کنید.
البته امروزه اصطلاح سیستم‌های اطلاعات مدیریت به طور گسترده در زمینه‌های مختلف استفاده می شود. برخی از این موارد شامل:
- سیستم‌های پشتیبانی تصمیم
- برنامه‌های کاربردی مدیریت منابع و افراد
- مدیریت پروژه
- برنامه‌های بازیابی پایگاه داده
- و…
هستند. به طور کلی، با اینکه تفاوت مرزی کوچکی بین مفاهیم IT و MIS وجود دارد، در حال حاضر بسیاری این دو مفهوم را با هم یکی می‌دانند. اما می‌دانیم که این دو مفهوم یکی نیست!
اهمیت و مزیت استفاده از سیستم‌های مدیریت اطلاعات
به طور کلی، سیستم مدیریت اطلاعات به کمپانی‌ها این امکان را می‌دهد تا رقابتی اصولی با یکدیگر را تجربه کنند و خود را در بازار، به ثبات برسانند. در حقیقت، داده‌های مدیریت شده توسط یک سیستم MIS می‌تواند به مدیران کمک کند تا تصمیمات بهتری در رابطه با فروش، تولید، تخصیص منابع و موارد مشابه بگیرند. اگر بخواهیم نگاهی دقیق‌تر به مزایای سیستم مدیریت اطلاعات در یک کمپانی بیاندازیم، می‌توان به سه مورد اصلی زیر در کنار اهمیت ذکر شده، اشاره کرد:
۱- نظارت و مدیریت سطوح دسترسی کارکنان
مدیران سیستم می‌توانند ناظر و مدیر سطوح دسترسی کارکنان بخش‌های مختلف به کدها و داده‌های سیستم باشند. یعنی می‌توانند تصمیم بگیرند که چه کسانی، از چه بخش‌هایی از شرکت می‌توانند به داده‌های اصلی و زیرساخت‌های فناوری دسترسی داشته و این دسترسی در چه سطحی باشد.
۲- پشتیبانی مفیدتر از زیرساخت‌های سازمان
هر سازمان شامل زیرساخت‌های مختلفی است که به سیستم‌های فناوری اشاره داشته و از عملکرد روزانه کسب‌وکار پشتیبانی می‌کنند. این زیرساخت‌ها از تلفن‌ها و رایانه‌های رومیزی/لپ‌تاپ گرفته تا سرورها، نرم‌افزارهای کاربردی و رایانش ابری هستند. بخش MIS کمک می‌کند تا کارکنان مسائل مربوط به زیرساخت را بهتر عیب‌یابی کرده و پشتیبانی بهتری را تجربه کنند.
۳- مدیریت داده‌ای موفق
یک مجموعه زمانی موفق است که از به روز و دقیق بودن داده‌های درون‌سازمانی خود مطمئن باشد. سیستم مدیریت اطلاعات این اطمینان را به کارکنان می‌دهد که داده‌های مهمی که در شرکت در جریان هستند، به روز و قابل استناد هستند.
مشاغل مربوط به سیستم مدیریت اطلاعات
اگر به حوزه‌ی مدیریت آی‌تی علاقه‌مند باشید، سیستم مدیریت اطلاعات و مشاغل مربوط به آن یکی از کارهای مورد علاقه‌تان خواهد بود. از جمله مهارت‌هایی که برای ورود به مشاغل مربوط به این حوزه نیاز دارید بلد باشید، عبارتند از:
- مدیریت سیستم‌های کامپیوتری
- تجزیه و تحلیل سیستم‌های تجاری
- یکپارچه‌سازی داده‌ها
- آماده‌سازی و انطباق
- مهارت‌های نرم مانند: برقراری ارتباط و کار تیمی
البته داشتن مهارت‌های کامپیوتری به طور عمیق‌تر از لازمه‌های اصلی این شغل به حساب می‌آید. برای همین است که اکثرا، این سمت شغلی توسط یک مهندس آی‌تی یا کامپیوتر، با مدرک تحصیلی مرتبط، پر می‌شود. در مسیر شغلی مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی، فرد ممکن است با عیب‌یابی، دیباگ کردن، ردیابی برنامه‌ها و پشتیبانی کلی از سیستم سر و کار داشته باشد.
یک مدیر سیستم اطلاعات می‌تواند نقش مهمی در استراتژی‌های بازاریابی سازمان بگذارد چرا که تحلیل‌های داده‌ای استخراج شده از سیستم‌های اطلاعاتی، مستقیما در بازاریابی شرکت تاثیرگذار است. همچنین، چرخه عمر محصول، اهداف آینده مارکتینگ شرکت و بسیاری از برنامه‌ریزی‌های حیاتی یک سازمان در گروی اطلاعاتی است که توسط مدیر سیستم اطلاعات پردازش و آنالیز می‌شود.
همچنین، چون بودجه‌بندی‌های سازمان، هزینه‌های براورد شده و به طور کلی چرخ اقتصادی یک شرکت در سیستم مدیریت اطلاعات خلاصه می‌شود، باید گفت این شغل یکی از مهم‌ترین مشاغل این روزها به حساب می‌آید.
