طوفان فکری چیست و چطور به حل مسائل پیچیده کمک می‌کند؟

مطمئنا شما هم برایتان پیش آمده که برای حل مشکل یا مسئله‌ای دچار بحران شده و نتوانید به تنهایی آن را برطرف کنید. در این موقع است که از طوفان فکری برای حل این دست مشکلات استفاده می‌کنید. اگر فکر می‌کنید این چنین نبوده، احتمالا تعریف درستی از طوفان فکری ( Brainstorming) در ذهنتان ندارید. به شما توصیه می‌کنیم مطالعه این مقاله را از دست ندهید چرا که نه تنها تعریف دقیق از این تکنیک فوق‌العاده یاد می‌گیرید، بلکه نحوه استفاده درست از آن و به حداکثر رساندن بازدهی آن را نیز فرا خواهید گرفت.

طوفان فکری یعنی چه؟

بارش فکری، طوفان فکری، اندیشه باران، یا اسم‌های مشابه دیگری که می‌شنوید، همه به این تکنیک اشاره دارند که برای حل یک مسئله، یا به صورت گروهی لیستی از ایده‌ها تهیه می‌کنید، یا به صورت فردی. اصل مهم در این تکنیک، گستردگی در ایده‌هاست که به اصطلاح به طوفان با باران فکری اشاره دارد.

جمع شدن این ایده‌ها نهایتا منجر به رسیدن به یک نتیجه‌گیری نهایی، جامع و البته بهینه خواهد شد که طبیعتا استفاده از آن برای مسائل مختلف، بسیار بهتر از استفاده از یک ایده خام است. لازم است بدانید که طوفان فکری چهار اساس و پایه مهم دارد که در اجرای آن باید حتما رعایت شوند:

1. ایده‌ها را محدود نکنید
2. انتقاد سازنده داشته باشید
3. از ایده‌های غیرمعمول نهراسید
4. ایده‌ها را با یکدیگر ادغام کنید

این چهار پایه در واقع به این موضوع اشاره دارد که نباید به هیچ عنوان جلوی ایده‌پردازی گرفته شود. هر چه قدر تعداد ایده‌ها بیشتر باشد، دستیابی به نتیجه بهینه، سریع‌تر و آسان‌تر خواهد بود. انتقاد سازنده داشتن روی ایده‌ها کمک می‌کند تا به توسعه آن نیز بپردازید. یعنی اگر احساس می‌کنید مشکلی در یک ایده وجود دارد، به جای سرکوب کردن آن، سعی کنید آن را بهبود دهید. ایده‌های غیرمعمول رویکردهای جدیدتری برای پیدا کردن راه حل‌ها  به شما می‌دهند پس آن‌ها را دست کم نگیرید. در نهایت هم این که دو ایده خوب اما به نظر ناکافی را با هم ترکیب کنید تا یک ایده انفجاری داشته باشد!

تاریخچه روش حل مسئله به کمک بارش فکری

طبق اطلاعاتی که ویکی‌پدیا از این روش حل مسائله در اختیار کاربران گذاشته است، طوفان فکری برای اولین بار توسط یک مدیر ارشد تبلیغاتی به نام الکس آزبورن در سال ۱۹۳۹ تعریف شد. آزبورن برای ایده‌های خلاقانه شرکت خودش دچار بحران شده بود و ایده‌های انفرادی کارمندان نیز دردی را دوا نمی‌کرد. همین چالش، منجر به ظهور بارش فکری به عنوان راه حل این بحران بود.

در این روش، آزبورن از کارمندانش خواست به صورت گروهی ایده‌پردازی کنند و نتیجه آن به طرز شگفت‌انگیزی، مطابق میلش بود! در نهایت او این روش را در کتابش به نام Your Creative Power ذکر کرد که امروزه به طور گسترده از آن استفاده می‌شود.

مراحل استفاده از طوفان فکری

کافیست سه مرحله اساسی استفاده از طوفان فکری را به درستی پیاده سازی کنید تا برای هر چالش درون و برون سازمانی، پاسخ درست داشته باشید.

۱. محل طوفان!

برای ایجاد طوفان، یک محل مناسب را در نظر بگیرید! جایی که نور به اندازه کافی برای رشد ایده‌های خلاقانه وجود داشته باشد. ابزار لازم برای ارائه ایده‌ها نیز از واجبات است. مثلا، قلم، کاغذ، سیستم‌های ارائه ایده‌ها، تهیه فایل گزارش ایده، خوراکی برای تقویت قوای ذهن و… از جمله ابزارهای اولیه هستند.

بعد از این که فضای درستی مهیا کردید، نوبت به انتخاب شرکت‌کنندگان در طوفان فکری است. سعی کنید از خلاق‌ترین‌های تیمتان اولویت بندی کنید، اما اگر فضای کافی برای حضور همه افراد تیم دارید، همه را دعوت کنید. همچنین بد نیست افراد با حوزه‌های کاری مختلف، یا تیم‌های همکار خود نیز کمک بگیرید. یادتان باشد، هر چه تعداد افراد بیشتر باشد، قطرات ایده بیشتر و در نهایت طوفان بزرگ‌تر خواهد بود!

در نهایت نیز یک نفر را مسئول ثبت ایده کنید تا تمام ایده‌های مطرح شده به طور دقیق نگهداری شوند و در زمان مورد نیاز از آن‌ها استفاده شود.

۲. شرح مسئله

برای این که شرکت‌کنندگان بدانند دقیقا به چه راه حلی باید فکر کنند، لازم است مسئله را به درستی شرح دهید. اول از همه، در هنگام دعوت شرکت‌کنندگان عنوان کلی جلسه را توضیح دهید اما شرح دقیق‌تر را به ابتدای جلسه موکول کنید. پس از طرح ایده، زمان کافی در اختیار ایده‌پردازان بگذارید تا بدون استرس ایده‌هایشان را مطرح کنند.

۳. هدایت بحث

بعد از جمع‌آوری، ثبت و به اشتراک گذاشتن ایده‌ها، نوبت به ایجاد گفتگو است. سعی کنید گفتگو را هدفمند هدایت کنید تا بهترین ایده‌ها انتخاب شوند. سپس به کمک همین گفتگوی هدفمند، بهترین ایده‌ها را توسعه دهید تا جایی که دیگر هیچ پاسخی بهتر از آن نیابید. در نهایت اگر امکان ترکیب دو ایده و ایجاد یک ایده جامع و بی‌نقص است، حتما آن را انجام دهید. نتیجه یا نتایج نهایی، راه حل‌های مفید برای مسئله شما خواهند بود.

چرا استفاده از اندیشه باران، مفید است؟

جواب دو کلمه است: کار گروهی! متاسفانه در کشور ما، کار گروهی یا به اصطلاح تیم ورک، با این که بسیاری در تلاش هستند تا آن را رواج دهند، به درستی میان مردم جای نیوفتاده است. در واقع، اکثر ما همچنان معتقدیم کاری که خودم می‌کنم را هیچکس نمی‌تواند انجام دهد! این در حالی است که یک ضرب المثل انگلیسی می‌گوید، دو فکر بهتر از یکی است! (Two heads are better than one) یعنی هر زمان می‌خواهید کاری را انجام دهید، کمک گرفتن از سایرین قطعا در بهبود آن تاثیرگذار خواهد بود.

بنابراین استفاده از روش طوفان فکری برای حل مسائل مختلف، حتی ساده‌ترین آن‌ها، بسیار مفید است. به طوری که شاید اگر دو کار یکسان را به دو گروه مختلف واگذار کنید، که یک گروه تک تک به انجام آن پرداخته و گروه دیگر، با هم‌فکری، قطعا نتیجه کار گروه دوم، باکیفیت‌تر خواهد بود.

انواع طوفان فکری

طوفان فکری هم می‌تواند به صورت گروهی پیاده سازی شود هم به صورت انفرادی که هر کدام مزیت‌های خاص خود را دارد. اما در اینجا منظور از انواع طوفان فکری، تکنیک‌هایی است که هم می‌توان به صورت انفرادی و هم به صورت گروهی از آن‌ها بهره برد. در ادامه به مدل‌های طوفان فکری اشاره می‌شود:

طوفان فکر ساده (پایه)

در این مدل از طوفان فکری، در ابتدا مسئله مطرح می‌شود، سپس عده‌ای از افراد که شاهد مسئله بودند، اقدام به ایده‌پردازی برای حل آن می‌کنند؛ پس از آن،‌ تمام نتایج، حتی بی‌ربط‌ترین ایده‌ها مطرح می‌شوند و در نهایت نیز بهترین ایده یا ایده‌ها انتخاب و باهم ترکیب می‌شوند تا به پاسخ ایده‌آل دست پیدا کنیم!

طوفان فکری آنالیزی (تحلیلی)

در روش آنالیزی، بعد از مرحله طرح موضوع و ایده‌پردازی، از نقشه ذهنی استفاده می‌شود تا چالش‌ها و اهداف به صورت لایه لایه مشخص شوند؛ سپس از متد طوفان ذهنی معکوس استفاده می‌شود تا ریشه اصلی بحران پیدا شود و پس از آن جای خالی و نواقص پوشانده می‌شوند؛ در نهایت راه حل آنالیز می‌شود تا در آینده موجب بروز مشکل نشود نقاط قوت و ضعف ایده‌ها نیز آنالیز می‌شوند.

طوفان فکری بی‌صدا

در این روش افرادی که حتی در جلسه حضور ندارند، ایده‌های خود را به شما می‌رسانند؛ سپس ایده‌های جمع‌آوری شده به همراه ایده‌های سایر اعضا که به صورت مکتوب ارائه شده‌اند، بررسی می‌شوند؛ در این مدل طوفان فکری، گفتگوها به حداقل رسیده و حداکثر ارتباطات به صورت مکتوب است.

مدل‌های دیگری چون طوفان فکر با نقش‌آفرینی، طوفان فکری رادیکال و… نیز وجود دارند که کاربرد آن در مسائل عمیق‌تر وجود داشته و طرح آن در این مرحله ممکن است باعث سردرگمی شما در انتخاب مدل درست شود.

طوفان فکری چه کاربردهایی دارد؟

در مجموع طوفان فکری را نمی‌توان صرفا برای حل مسائل پیچیده کاربردی دانست چرا که در بسیاری از زمینه‌های دیگر نتایج بسیار مفیدی دارد.

مدیریت منابع انسانی

افراد به دلیل دید مختلفی که دارند، سوالات مختلفی نیز در برابر هر موضوع به ذهنشان خطور می‌کند. در یک کلاس درسی متشکل از ۲۰ نفر، اگر از هر فرد بخواهید یک سوال راجع‌به موضوع در حال تدریس بنویسند، در نهایت دست کم ۱۵ سوال مختلف خواهید داشت. پاسخ به این سوالات منجر به درک بیشتر فراگیران می‌شود.

این در حالی است که اگر یک کلاس خصوصی برگذار کنید و از فراگیر بخواهید ۱۵ سوال متفاوت درباره موضوع مورد بحث را بیان کند، شاید به زحمت به ۵ مورد برسد! البته که گذشت زمان می‌تواند به فرد کمک کند تا سوالات بیشتری مطرح کند اما اگر زمان محدود بود چطور؟

حل مسائل با سرعت بالا

شاید در بسیاری از موارد موضوع مورد نظر به قدری حساس باشد که نیاز به چندین برنامه‌ریزی برای پاسخ به آن وجود داشته باشد. مثلا با خود بگویید، در فروش این محصول، اگر مشتری پاسخ مثبت نشان داد، از راه حل اول و اگر پاسخ منفی نشان داد، از راه حل دوم استفاده کنیم. برای برنامه‌ریزی چندین پلن مختلف، به زمان بیشتری نیاز است؛ این در حالی است که طوفان فکری هم در زمان رسیدن به برنامه‌های مختلف صرفه‌جویی می‌کند هم در بهینه‌سازی آن هم در افزایش تعداد ایده‌ها؛ به طور کلی طوفان فکری به شما کمک می‌کند ایده‌های جدید تبلیغاتی، فروش یا بازاریابی را پیدا کنید و برای مجموعه‌ی خود تکنیک‌های خاص خلق کنید!

چطور طوفان فکری را بهینه کنیم تا حداکثر بازدهی را داشته باشد؟

بهترین روش بهینه‌سازی طوفان فکری استفاده از تکنیک‌های ثبت ایده‌ در کنار شفاف سازی آن است. یعنی بهتر است از مدل طوفان فکری بی‌صدا استفاده کنید تا تمام ایده‌ها جمع‌آوری شوند، سپس از طریق گفتگو سعی در نشر ایده‌ها برای شرکت‌کنندگان داشته باشید. در نهایت، این گفتگو منجر به توسعه ایده‌های خام و ترکیب بهترین‌ها با هم می‌شود که می‌توان گفت روشی بسیار بهینه نسبت به سایر مدل‌های طوفان فکری است.

البته که در مرحله سوم استفاده از طوفان فکری، هدایت گفتگو نیز به عنوان یک مرحله اصلی مطرح شد، اما بسیاری آن را برای کاهش هزینه، صرفه‌جویی در زمان و… از روند طوفان فکری حذف می‌کنند. بنابراین توصیه اکید داریم، اگر به دنبال بهینه‌سازی این طوفان هستید، مراحل را به دقت دنبال کنید.

اما یک نکته بسیار مهم‌تر این است که در طول جلسه طوفان فکری، چندین بازه استراحت در نظر بگیرید. این کار باعث می‌شود ذهن افراد خسته نشده و ایده‌های جدید مرتبا به ذهنشان خطور کند. حتی در برخی موارد، پیشنهاد می‌شود یک جلسه طوفان فکری نداشته باشید و چندین جلسه در چندین روز متوالی را برگزار کنید. این کار باعث می‌شود افراد به صورت ناخودآگاه، حتی قبل از خواب به مسئله فکر کنند. البته این موضوع وقتی عملی است که محدودیت زمانی نداشته باشید.

آیا این روش واقعا جواب می‌دهد؟

این روش زمانی جوابگوی نیاز شما خواهد بود که اصول آن را زیر پا نگذارید و مراحل را به درستی دنبال کنید؛ ضمن اینکه باید از نوعی طوفان فکری استفاده کنید که مناسب حل مشکلات شماست و ایده‌های ارائه‌شده را بهینه کنید، در پایان نیز برای هر موضوع حداقل دو پاسخ کامل از جمع بندی طوفان فکری به دست بیاورید.

در این صورت، می‌توان گفت طوفان فکری نه تنها جواب می‌دهد، بلکه راه حل آن دقیقا همان چیزی خواهد بود که برای پیشرفت به آن نیاز داشته‌اید. از این تکنیک برای حل مسائل پیچیده سازمان خود استفاده کنید تا حداقل خطا و حداکثر بهره‌وری را در روبه‌رویی با بحران، تجربه کنید.