مهمترین دلایل جابجایی تلفن ثابت به تلفن ابری

خطوط ثابت مخابراتی به مدت چندین دهه تنها راه ارتباطی سازمان های مختلف بوده است. اما در چند سال گذشته، تعداد شرکت هایی که از سیستم های ویپ برای برقراری تماس های خود استفاده کرده اند، افزایش پیوسته داشته است.

سیستم تلفن مبتنی بر ابر و اینترنت راه حل مناسبی برای کسب و کار های کوچک، در حال رشد و حتی بیزینس های بزرگ میباشد. نصب و راه اندازی خط تلفن voip آسان بوده و نسبت به امکاناتی که در اختیار کاربران قرار می دهد، مقرون به صرفه تر از خط تلفن ثابت است. 

دلایل زیادی برای مهاجرت از تلفن ثابت به  نوع اینترنتی ان وجود دارد. از جمله این دلایل میتوان به افزایش رشد ارتباطات، صرفه جویی در هزینه ها، انعطاف پذیری و عدم وابستگی به موقعیت جغرافیایی اشاره نمود.

تلفن ابری چیست؟

تلفن ابری یا cloud voip، یک سیستم تلفنی است که به شما امکان می دهد از طریق اینترنت به جای خطوط تلفن آنالوگ سنتی که از سیم های مسی یا فیبر نوری برای برقراری ارتباط استفاده می کنند، تماس برقرار کنید. با خرید تلفن اینترنتی امکان برقرای تماس با خط ابری از طریق تلفن همراه و تلفن های مخصوص تحت شبکه وجود دارد.

اگر نیروی دورکار دارید و یا امکان فراهم سازی تلفن های مخصوص ویپ برای تمامی کارمندان خود را ندارید، کافیست سیپ فون مخصوصی که توسط شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ معرفی می شود را رو تلفن های همراه آنها نصب نمایید. پس از نصب، مشخصات لازم را تنظیم نموده و در نهایت داخلی رجیستر خواهد شد. البته پس از تهیه تلفن ابری آس تل تمامی مراحل به طور کامل به شما اموزش داده خواهد شد.

سیپ فون به اپراتور ها و کارمندان شما این امکان را می دهد که بدون داشتن تلفن فیزیکی، از طریق موبایل خود با مشتریان تماس گرفته و تماس ها را پاسخ دهند.

سیستم تلفن اینترنتی(معروف به سانترال ابری، تلفن مجازی، کال سنتر ابری) با پروتکل ویپ کار میکند. در واقع از طریق اینترنت قابل دسترسی است. در هر مکانی که باشید کافیست به اینترنت متصل شوید تا از طریق خط تلفن ابری خود تماس ورودی و خروجی داشته باشید.

به عنوان مثال اگر دفتر شما شیراز باشد و به هر دلیلی بخواهید تلفن تهران را برای مجموعه خود دریافت نمایید،‌ امکان تهیه ی این خطوط وجود دارد. یا اگر دفتر شما اجاره ای است و میخواهید از طریق شماره ی ثابتی با مشتریان خود در ارتباط باشید و مشتریان قدیمی خود را از دست ندهید، خطوط ویپ به کمک شما می آیند؛ چرا که وابسته به موقعیت جغرافیایی خاصی نیستند.

علاوه بر این از امکانات و ویژگی های کاربردی از جمله تلفن گویا، ضبط مکالمات، شنود، گزارشگیری پیشرفته مکالمات، دایورت، اتصال به  crm و … بهره مند خواهید شد.  

به یاد داشته باشید که پس از خرید خط تلفن ثابت آسیاتک، پیشگامان و هر اپراتور دیگری که تلفن ویپ ارائه دهد، مالک دائمی آن خط خواهید شد.

تلفن ثابت چیست؟

خطوط ثابت از طریق شبکه عمومی PSTN کار میکنند. سیستم تلفن سنتی به شبکه پیچیده ای از کابل ها متکی است و جزو فناوری های قدیمی محسوب می شود. تمامی خطوط منازل از نوع ثابت مخابراتی هستند.

به واسطه ی خط تلفن ثابت، تماس های تلفنی شما از طریق سیم های مسی(POTS) برقرار می شوند. در واقع سیگنال ها از سیم های مسی یا فیبر نوری مخابرات منتقل خواهند شد. در چنین حالتی شما یک خط تلفن سیمی دارید که تا محل کار شما کشیده شده و فقط در همان مکان فیزیکی قابل استفاده است. با تغییر محل دفترتان، شماره ی شما هم تغییر میکند و انتقال خط پروسه ی زمانبری میباشد.

نحوه ی راه اندازی و استفاده از خط تلفن ابری

برای راه اندازی و بهره مندی از تلفن ابری بایستی مراحل زیر را دنبال کنید:

مرحله۱: تحقیق در مورد شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ

برای انتخاب بهترین مجموعه جهت تهیه ی سرویس مورد نظرتان، بایستی مواردی مانند هزینه، ویژگی ها، کیفیت تماس و پشتیبانی را بررسی نمایید. از جمله بهترین شرکت ها میتوان به آس تل، نیکان تل، جوان تل و تلینا اشاره کرد. توصیه ما این است که پیش از تماس با مجموعه ی دلخواهتان، تمامی نیازمندی های شرکت خود را یادداشت فرمایید. به عنوان مثال تعداد داخلی های موردنیاز، تعداد تماس های طی روز، ویژگی های کاربردی لازم مانند تلفن گویا، دایورت، امکان ضبط تماس و دیگر امکانات.

مرحله۲: انتخاب شماره تلفن

پس از انتخاب شرکت مورد نظرتان، آنها لیستی از شماره ها را در اختیار شما قرار می دهند. قیمت شماره های اپراتور های مختلف بسته به رند بودن متفاوت است.

مرحله۳: خرید پلن مورد نیاز

پس از تهیه ی شماره اینترنتی، بایستی مرکز تلفن ابری یا اختصاصی لازم را سفارش دهید تا امکان بهره مندی از امکانات و ویژگی های تلفن اینترنتی وجود داشته باشد.

بسته به تعداد کارمندان، میزان تماس های ورودی و خروجی، امکانات مورد نیاز کسب و کارتان و بودجه ی شما، مشاورین آس تل مشاوره ی رایگان را در اختیار شما قرار می دهند تا مناسبترین انتخاب را داشته باشید.

به طور کلی به دو صورت میتوان مرکز تماس را راه اندازی کرد: ۱- فیزیکی ۲- ابری.

کال سنتر فیزیکی: در حالت فیزیکی بایستی یکسری تجهیزات سخت افزاری تهیه فرمایید. کیفیت مکالمات نسبت به حالت مرکز تماس ابری مناسب تر بوده و در محل شما نصب و راه اندازی میشود. به همین دلیل وابسته به مجموعه خاصی نخواهید بود. نیازمندی های اصلی شما شامل یک سرور، مودم، کابل کشی و تلفن های آی پی فون به تعداد کارمندان می باشد.

با خرید مرکز تلفن voip لایسنس مخصوصی در اختیار شما قرار می گیرد و به صورت مادام العمر می توانید به صورت رایگان از آن استفاده کنید. در صورتی که در حالت تلفن ابری بایستی به صورت ماهانه یا سالانه مبلغی را بابت نگهداری سرویس پرداخت کنید.

مرکز تماس ابری: در این روش تمامی تجهیزات از طریق شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ تامین می شود و بابت خرید اشتراک میتوانید به این سرویس دسترسی داشته باشید.

 پس از تهیه ی پلن موردنیاز بیزینس تان، آموزش های لازم در اختیار شما قرار میگیرد و پشتیبانی به شما کمک میکند تا داخلی های خود را رجیستر نمایید. شما میتوانید تلفن های تحت شبکه برای اپراتور های خود سفارش دهید یا نرم افزار مخصوص سیپ فون را روی موبایل، لپتاپ و هر سیستم دیگری نصب نمایید. سپس اطلاعات لازم از جمله نام کاربری، رمز عبور، شماره داخلی و آدرس سرور را ثبت کنید. در نتیجه داخلی شما ثبت خواهد شد و امکان تماس ورودی و خروجی وجود دارد.

مرحله۴: سرویس تلفن را تست کنید

تماس خروجی بگیرید تا مطمئن شوید که سرویس voip به درستی کار میکند و میتوانید بدون هیچ مشکلی تماس بگیرید. همچنین با شماره ی دیگری تماس ورودی را هم تست کنید و در صورت عدم برقرار تماس، به پشتیبان مطرح نمایید.

مزایای تلفن ابری نسبت به تلفن ثابت

تلفن اینترنتی از هر نظر نسبت به سیستم سانترال و تلفن ثابت سنتی برتری دارد. در ادامه به معرفی مزایای کاربردی می پردازیم.

۱- با تلفن ابری هیچ تماسی از دست نخواهد رفت

کاربران در هر کجای دنیا باشند میتوانند از این سیستم استفاده کنند و پاسخگوی تماس ها باشند. اپراتور های شما بدون وابستگی به موقعیت مکانی خاصی می توانند به ویژگی ها و عملکرد های یکسانی دسترسی داشته باشند.

در سیستم تلفن ابری کافیست کارمندان شما به اینترنت متصل شوند تا به تمامی ویژگی های تماس دسترسی داشته باشند. در واقع دفتر کار شما تبدیل به دفتر مجازی خواهد شد و این قضیه یکی از پارامتر های مهم برای کسب و کار های مختلف میباشد. 

۲– عدم محدودیت جغرافیایی

از آنجایی که با اتصال به اینترنت میتوانید تماس ورودی و خروجی برقرار کنید، به مکان خاصی وابسته نخواهید بود. اگر دفتر شما در تهران باشد و برای مسافرت به هر شهر دیگری بروید، میتوانید به راحتی بدون تغییر شماره با خط تلفن بیزینس خود تماس بگیرید و پاسخگوی مشتریانتان باشید.

۳– امکان دورکاری

اگر نیروی دورکار دارید، سیستم های تلفن مبتنی بر اینترنت گزینه عالی هستند. کارمندان شما میتوانند در هر جای ایران با اتصال به اینترنت دسترسی مرکز تماس را داشته باشند و به آن متصل شوند.

۴– ضبط مکالمات

امکان ضبط مکالمات در سیستم تلفن voip وجود دارد. چه مدیر یک استارتاپ کوچک باشید و چه بزرگ، میزان تماس های روزانه اغلب می تواند زیاد باشد. از آنجایی که برنامه ریزی و کنترل لحظه ای تماس ها دشوار است، اگر به درستی مدیریت نشود، می تواند تاثیر منفی بر عملکرد کلی شرکت شما داشته باشد. اما با قابلیت ضبط مکالمات میتوانید در هر زمان به مکالمات داخلی های مختلف دسترسی داشته باشید و در جهت رشد کسب و کارتان و ارائه آموزش های لازم به کارمندان خود از آن استفاده نمایید.

۵– گزارشات تماس

پس از تهیه سرویس تلفن، پنلی در اختیار شما قرار می گیرد که می توانید گزارشات پیشرفته ای بگیرید. این گزارش به مدیران کمک میکند تا کارایی و عملکرد مرکز تماس خود را اندازه گیری کنند و عملکرد اپراتور های مختلف را بسنجند. به عنوان مثال شما میتوانید کلیه تماس هایی که با داخلی ۱۰۰ گرفته شده را با جزئیات مشاهده فرمایید. اینکه چه تماس هایی از دست رفته، هر تماس چقدر زمان برده و بسیاری از عملکرد های دیگر را بررسی نمایید.

۶– مدیریت بهتر کارمندان

با گزارش های دقیق و ویژگی‌های تحلیلی کال سنتر، عملکرد مرکز تماس خود را همیشه بسنجید. میتوانید کلیه تماس های تلفنی که توسط شما و تیمتان برقرار می شود را تجزیه و تحلیل کنید.

۷– اتصال به سی ار ام

اتصال سیستم voip به CRM این امکان را می دهد تا اطلاعات و داده ها را بین دو پلتفرم منتقل کنید. در نتیجه به تیم های فروش امکان دسترسی لحظه ای به اطلاعات مشتری مانند جزئیات تماس، سابقه تماس و یادداشت هایی که در خصوص مکالمات گذشته ثبت شده را می دهد. همین موضوع باعث می شود تا رضایت مشتری را جلب کرده و فروش بیشتری را تجربه نمایید.

۸– دایورت تماس

دایورت تماس بهره وری سیستم تلفن شما را بهبود می بخشد. اگر شخصی برای تعطیلات یا سفر کاری به اینترنت دسترسی نداشته باشد، با دایورت تماس روی تلفن او، می توان تماس های دریافتی را به  تلفنش ارسال کرد.

۹– امکان اختصاصی سازی نرم افزاری

 مرکز تماس ابری به بیزینس ها این امکان را می دهد تا به جای استفاده از سخت افزار و نرم افزار های مختلف، نرم افزار کال سنتر را از طریق API ها اختصاصی سازی کنند.

همچنین امکان اتصال به پلتفرم های دیگر مانند سی ار ام، نرم افزار حسابداری و رسانه های اجتماعی وجود دارد.