مزایا و معایب اتوماسیون اداری

مزایا و معایب اتوماسیون اداری: اتوماسیون اداری مجموعه ای از ابزارها، مانند نرم افزار و برنامه های کامپیوتری است که برای انجام کارهای تکراری طراحی شده اند. ایده این سیستم، این است که فناوری می تواند از چیزهای پیش پا افتاده مراقبت کند تا مغز انسان زمان بیشتری برای فعالیت های خلاقانه داشته باشد. در این مقاله، ما بررسی خواهیم کرد که چگونه اتوماسیون می تواند به شما کمک کند و همچنین مزایا و معایب اتوماسیون اداری را بررسی می کنیم.

اتوماسیون فرآیند انجام کاری از طریق استفاده از ماشین ها به جای انسان است. اتوماسیون اداری می تواند در کارهای مختلفی به انسان ها کمک کند که یکی از مهمترین این بخش ها، تولید است. با این حال، اتوماسیون همچنین می تواند با خودکار کردن وظایف فردی، در زمان و هزینه صرفه جویی کند. 

پردازش دسته ای جایی است که مجموعه دستورالعمل های یکسانی به طور همزمان به مجموعه ای از منابع داده می شود. پردازش همزمان جایی است که چندین مجموعه یا دستورالعمل به طور همزمان به سیستم داده می شود. معمولاً از اتوماسیون در تولید و در فعالیت های اداری استفاده می شود زیرا یک ربات می تواند کار گروه بزرگی از کارمندان را انجام دهد. در دنیای امروز، اتوماسیون در محل کار اهمیت بیشتری یافته است. کارهای دستی زیادی وجود دارد که می توان آنها را خودکار کرد و با استفاده از اتوماسیون بهتر از همیشه این کارها انجام خواهند شد.

مزایای اتوماسیون اداری

اولین مزیت بسیار آشکار اتوماسیون این است که نیاز به هرگونه مداخله انسانی را از بین می برد. برای مثال، فرض کنید قصد دارید قیف فروش خود را خودکار کنید. به جای اینکه مجبور باشید مکالمات تلفنی را نظارت کنید و وب سایت خود را به صورت دستی به روز کنید، اکنون می توانید فقط از یک ربات چت بخواهید این کار را برای شما انجام دهد. این امر در درازمدت باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شود. چیزی که برای بسیاری از شرکت ها ارزشمند است. از دیگر مزایای اتوماسیون می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• نرخ تولید بالاتر: اتوماسیون بخش عمده‌ای از صنعت تولید است که امکان تولید بالاتر با هزینه‌ها و منابع کمتر را فراهم می‌کند. این مزایا منجر به تبدیل شدن اتوماسیون به یک روش رایج در بسیاری از صنایع مختلف شده است.
• افزایش بهره وری: اتوماسیون عامل بزرگی در نیروی کار بوده است و به رشد خود ادامه می دهد. با این افزایش بهره‌ وری، شرکت‌ها می‌توانند روی کارهای مهم‌تری مانند نوآوری تمرکز کنند و در عین حال پروژه‌ها را در زمان مقرر تکمیل کنند. این پروژه ها برای شرکت ارزش ایجاد می کند و آنها را برای موفقیت بیشتر آماده می کند.
• استفاده کارآمدتر از مواد: فناوری جدید بر نحوه ساخت محصولات تأثیر می گذارد. اتوماسیون امکان استفاده کارآمدتر از مواد و تولید محصولات با کیفیت بالاتر را فراهم می کند. این مزایا به تولیدکنندگان اجازه می دهد تا محصولات بهتری ایجاد کنند که منجر به کاهش هزینه های تولید، بهبود رضایت مصرف کننده و بازگشت سرمایه بیشتر می شود.
• کیفیت بهتر محصول: اتوماسیون اداری یک استراتژی صرفه جویی در هزینه است که مدتی است توسط شرکت ها استفاده می شود. در سال‌های اخیر، اتوماسیون بیشتر در صنعت بازاریابی مورد استفاده قرار گرفته، زیرا شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا محصولات خود را سریع‌تر، ارزان‌تر و با کیفیت بسیار بالاتر تولید کنند. استفاده از اتوماسیون احتمالاً به رشد خود ادامه خواهد داد زیرا بازاریابان به دنبال سرمایه گذاری از مزایای آن برای افزایش بهره وری هستند.
• ایمنی بهبود یافته: اتوماسیون مزایای زیادی دارد. این می تواند با محدود کردن خطای انسانی، کاهش هزینه ها و کارآمدتر کردن فرآیند تولید به بهبود ایمنی کمک کند. این امر به ویژه در صنایعی که خطر آسیب زیاد وجود دارد، مانند کشاورزی و معدن اهمیت بالایی دارد.
• کاهش زمان تحویل کارخانه: مزایای اتوماسیون را می توان بیشتر در کارخانه ها مشاهده کرد. اتوماسیون زمان شروع تا پایان کارخانه را تا 60 درصد یا بیشتر کاهش می دهد. این نه تنها به بازده تولید یک کارخانه کمک می کند، بلکه در کیفیت و کارایی محصول نیز تاثیر گذار خواهد بود.
• ثبات: اتوماسیون اداری ثبات را برای کسب و کار به ارمغان می آورد. همچنین به کسب و کار فرصتی می دهد تا با تغییرات خواسته های مشتریان خود سازگار شود. این کارایی چیزی است که کسب‌وکارها با ادامه مواجهه با شرایط متغیر بازار امروز و تقاضای مصرف‌کنندگان، بیشتر از آن می‌خواهند.
• صرفه جویی در زمان: اتوماسیون یک صرفه جویی در زمان است. این سیستم باعث صرفه جویی در زمانی می شود که صرف انجام کارهایی می شود که اکنون می توانند به طور خودکار با یک برنامه یا ماشین کامپیوتری انجام شوند. کارهای زیادی در زمینه اتوماسیون انجام شده است و هر روز نوآوری های جدید زیادی ایجاد می شود تا اتوماسیون موثرتر شود.
• از بین رفتن مشکل نیروی کار: اتوماسیون کلید آینده ای بدون بحران کار است. این نه تنها هزینه کمتری نسبت به نیروی کار انسانی خواهد داشت، بلکه خدمات با کیفیتی را ارائه می دهد که مردم مایل به پرداخت هزینه بیشتر بابت آن هستند.

قبل از بررسی ادامه مطلب، در صورتی که قصد اجرا اتوماسیون بر روی سیستم های خود را دارید، شماران سیستم یکی از بهترین ارائه دهنده خدمات و راهکارهای نرم افزاری می باشد که به صورت تخصصی بر روی نرم افزار اتوماسیون اداری فعالیت دارد.

معایب اتوماسیون اداری

اتوماسیون بخشی از جامعه امروزی است. زمانی که اتوماسیون به درستی مورد استفاده و پیاده سازی قرار گیرد، می تواند برای افراد و سازمان ها سیستم خوبی باشد. می تواند در زمان، پول صرفه جویی کند و به شما کمک کند کار را با دقت بیشتری انجام دهید. معایب اتوماسیون هزینه جایگزینی نیروی انسانی با سیستم های خودکار است. از دیگر معایب اتوماسیون می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• جابجایی کارگران: مهم ترین عیب اتوماسیون جابجایی نیروی انسانی است. این به این دلیل است که یک کار کامپیوتری می تواند سریعتر و با دقت بیشتری نسبت به یک انسان کار کند. به عنوان مثال، دنیای دیزنی سال هاست که از ماشین های خودران برای جابجایی مهمانان در پارک استفاده می کند. بسیاری از مردم می ترسند که این کار باعث ایجاد مشاغل کمتر برای انسان شود.
• نیاز به هزینه‌ های سرمایه‌ای کلان دارد: اتوماسیون برای چندین دهه یکی از اجزای اصلی صنعت بوده است. با این حال، برخی از عواقب ناخواسته وجود دارد که سازندگان باید قبل از تغییر به اتوماسیون در نظر بگیرند. یکی از این پیامدها نیاز به هزینه های سرمایه ای کلان برای نگهداری و سرویس سیستم های خودکار است. این سیستم‌ها همچنین نسبت به سیستم‌های دستی در برابر حملات سایبری مستعدتر هستند، که اگر زیرساخت‌های آنها به درستی محافظت نشود، می‌تواند شرکت‌ها را آسیب‌ پذیر کند.
• می تواند خطرات ایمنی جدیدی را به وجود بیاورد: اتوماسیون میتواند خطرات ایمنی جدیدی را در زمانی که شرایط عملیاتی به طور غیر منتظره تغییر می کند، معرفی کند. به عنوان مثال، ممکن است یک خودروی بدون راننده برای رانندگی خودکار برنامه ریزی شود، اما همچنان می تواند باعث تصادف شود و زمانی که یک عابر پیاده به خیابان در شرایطی که کمتر از حد ایده آل است (شب / دید کم و غیره) تصادف کند.
• به مداخله انسانی نیاز دارد: در حالی که مزایای کلی اتوماسیون ثابت شده است، هنوز وظایف خاصی وجود دارد که به مداخله انسانی نیاز دارد. ما مثال فوق را از اتومبیل های خودران در نظر خواهیم گرفت، این ماشین ها می توانند اکثر موانع موجود در جاده را تشخیص دهند و می توانند برای توقف برنامه ریزی شوند. با این حال، برخی شرایط خاص می‌تواند باعث شود این ماشین‌ها اطلاعات را اشتباه تفسیر کنند و اثرات نامطلوبی ایجاد کنند. مانند عبور از موانعی که به وضوح برای سنسور خودرو قابل مشاهده نیست.

تا اینجا سعی کردیم مزایا و معایب اتوماسیون را مورد بررسی قرار دهیم. اما در ادامه اطلاعات تکمیلی در مورد اتوماسیون را ارائه خواهیم کرد.

اتوماسیون چیست؟

اصطلاح “اتوماسیون” از دو کلمه “خودکار” و “عملیات” تشکیل شده است. در واقع، اتوماسیون به معنای خودکنترل است و به صورت تکنولوژی ارائه می‌شود که در کنترل و نظارت بر عملیات‌های مختلف از جمله تولید و کیفیت محصولات و خدمات مورد استفاده قرار می‌گیرد.

اتوماسیون در واقع نوعی ماشینی‌سازی در فرایند است و اساساً به معنای ماشینی‌سازی قرار دارد. با کمک ماشین‌ها، برخی از عملیات انسانی به صورت خودکار انجام می‌شوند که باعث افزایش چشمگیر سرعت تولید می‌شود. اتوماسیون با یکپارچگی سیستم‌های مختلف و با استفاده از بازخوردهای کنترلرها، به صورت خودکنترلی عمل می‌کند.

اتوماسیون اداری چیست؟

در کل، اتوماسیون اداری سه وظیفه اصلی را بر عهده دارد: ذخیره‌سازی اطلاعات، تبادل داده‌ها و مدیریت داده‌ها. دو نوع از اتوماسیون‌های پرکاربرد شامل اتوماسیون صنعتی و اتوماسیون اداری هستند.

در هر یک از این حوزه‌ها، نرم‌افزارها و سخت‌افزارهایی برای انجام اهداف و عملیات استفاده می‌شوند. اتوماسیون در زبان یونان باستان به معنای خود فرمان است. اتوماسیون (Automation) ترکیبی است از دو کلمه “automatic” و “operation” و به معنی انجام عملیات بدون نیاز به عامل خارجی (انسان) یا با تاثیر کمتر عامل خارجی است. 

به طور خلاصه، اتوماسیون به معنای خودکار شدن عملیات است. سیستم اتوماسیون یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که مسئول جمع‌ آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیکی و سایر ارتباطات اداری بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها می‌باشد. اجزاءی از این سیستم‌ها عموماً شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویربرداری مستندات، تقویم و غیره هستند.

در تعریف واژه “office automation” در ویکی‌ پدیا آمده است: “نرم‌افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی استفاده می‌شوند.” اتوماسیون اداری چیست؟ در این بخش کامل بخوانید.

ذخیره‌ سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکارسازی و بهینه‌سازی روند‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.

انواع اتوماسیون

سیستم های اتوماسیون مختلفی وجود دارند و برخی دیگر از سیستم های اتوماسیون به صورت اختصاصی برای کسب و کار شما ساخته می شوند. به همین دلیل می توان گفت اتوماسیون ها انواع بسیار گسترده ای دارند. البته که در اینجا برخی از مهمترین انواع اتوماسیون را برای شما مورد بررسی قرار داده ایم:

• نرم افزار اتوماسیون بازاریابی
• نرم افزار اتوماسیون فرآیندها
• نرم افزار اتوماسیون حسابداری
• نرم افزارهای اتوماسیون منابع انسانی
• اتوماسیون مدیریت اداری

برای مطالعه بیشتر در مورد انواع اتوماسیون اداری میتوانید این مقاله را مشاهده کنید.