کانبان چیست و چگونه به مدیریت بهتر پروژه‌های شما کمک می‌کند؟

زمان مطالعه: حدود 13 دقیقه

کانبان یک سیستم بصری برای مدیریت جریان کار در طول فرایندها است. این روزها که وقت کم است و کار زیاد، روشی برای مدیریت بهتر پروژه‌ها رویایی است که هر مدیر و کارمند و عضو تیمی در سر دارد. گاهی آرزو می‌کنیم که کاش یک پری مهربان پیدا می‌شد و با چوب دستی جادویی‌اش همه‌ی کارها را منظم می‌کرد! خوب می‌شد، نه؟ به فرض محال هم که چنین اتفاقی می‌افتاد، خودتان می‌توانید حدس بزنید که با گذشت یک ماه پروژه چه وضعیتی خواهد داشت. بله، همه چیز عین روز اول به هم می‌ریزد!

چرا؟ چون مدیریت، نظم دهی و پیش بردن فرایندها طبق برنامه، کاری نیست که با یک معجزه اتفاق بیفتد، بلکه نیازمند اصولی است که در هر فرایند، در جریان باشد. شما اکنون در حال خواندن این مقاله هستید و معنای آن این است که به دنبال شناخت روشی برای مدیریت بهتر پروژه‌های خود هستید. شاید هم مدیر یک تیم هستید و برای نظم بخشیدن به سفارش‌های مشتریان دنبال یک راه اساسی می‌گردید، این طور نیست؟

کانبان یک روش مدیریت جریان کارها است که بر تعریف کردن کار، مدیریت کردن آن و بهبود سیستم انتقال دانش در پروژه تمرکز دارد.

بگذارید کمی دقیق‌تر نگاه کنیم، به احتمال زیاد، از طریق محل کار یا سایر مقاله‌ها، ابتدا کلمه‌ی متدولوژی اجایل به گوشتان خورده، بعد درباره‌ی آن مطالعه کرده‌اید و در پی یافتن روشی برای عملیاتی کردن این مفهوم، سر از این صفحه درآوردید! درست است؟ خب فرقی نمی‌کند پاسخ‌تان چه باشد، به هر حال جای درستی آمده‌اید! کانبان، موتوری برای به جریان انداختن منظم پروژه‌ی شما است!

کانبان چیست؟

کانبان یک لغت ژاپنی به معنای بورد اعلانات است، همان بورد معروفی که در اتاق تیم‌های مختلف می‌بینید! این بورد در حقیقت نمادی برای نشان دادن میزان ظرفیت تیم برای انجام کارها و وظایف مختلف است. کانبان یک روش مدیریت جریان کارها است که بر تعریف کردن کار، مدیریت کردن آن و بهبود سیستم انتقال دانش در پروژه تمرکز دارد. کانبان هم فرایند کار و هم وظیفه‌ای که باید انجام شود را به صورت بصری به ما نشان می‌دهد.

هدف کانبان این است که تنگناهای احتمالی موجود در فرایند پروژه را شناسایی و اصلاح کند تا پروژه بتواند بدون هزینه اضافه و با یک سرعت مناسب به پیش برود.اگر بخواهیم سر راست صحبت کنیم، متدولوژی کانبان فرایندی برای بهبود تدریجی هر کاری است که انجام می‌دهید؛ خواه در حوزه آی‌تی باشد، خواه توسعه نرم افزار، نیروی انسانی، استخدام، بازاریابی و فروش، تدارکات و هر حوزه‌ای که فکرش را بکنید! در حقیقت، در تقریبا هر قسمت کسب‌وکار می‌توان از پیاده سازی اصول کانبان بهره برد.

کانبان یک لغت ژاپنی به معنای بورد اعلانات است.

در متدولوژی کانبان که بر پایه دانش بنا شده، از ابتدای نوشته شدن کتابش (بله، کانبان یک کتاب دارد!) تا به امروز از اندیشه و دیدگاه صاحب نظران مختلف در زمینه برنامه ریزی و بهره‌وری استفاده شده و به مرور به روشی جامع و قدرتمند برای پیش بردن پروژه‌ها تبدیل شده است. کسانی مانند دان رینر تسن (نویسنده کتاب «اصول جریان توسعه محصول»)، جیم بنسون (پیشگام در ایده «کانبان شخصی») و چندین نفر دیگر در این زمینه همکاری داشته‌اند.

یک سیستم ایده‌آل کانبان، تمام زنجیره‌ی ارزش را از تامین کننده تا مصرف کننده نهایی کنترل می‌کند. در این مسیر، سیستم کانبان کمک می‌کند تا از اختلال در عرضه و ذخیره بیش از حد کالا در مراحل مختلف تولید جلوگیری شود. سیستم کانبان به نظارت پیوسته بر فرایند نیاز دارد. برای جلوگیری از تنگناها که می‌توانند فرایند تولید را کند کنند، توجه ویژه نیاز است. هدف این است که همزمان با بالا بردن توان عملیاتی شرکت، زمان تحویل محصولات کاهش یابد. با گذر زمان کانبان به راهی موثر در بسیاری از سیستم‌های تولیدی تبدیل شده است.

پیدایش کانبان، ظهور یک قهرمان!

برای پیدا کردن سرچشمه ابداع کانبان، باید به سال‌ها پیش و به آسیای غربی بازگردیم! همه چیز از اوایل دهه ۱۹۴۰ میلادی و در ژاپن شروع شد، جایی که یک مهندس صنایع به نام «تایچی اونو» به دنبال راهی برای بهبود روش مدیریتی پروژه‌ها و افزایش بهره‌وری شرکت خود می‌گشت؛ شرکتی نوپا که امروزه نامش برای همه‌ی ما آشنا است؛ شرکت خودروسازی تویوتا در ژاپن!

دلیل کلیدی برای توسعه سیستم کانبان، ضعیف بودن شرکت خاستگاهش، تویوتا در مقابل غول‌های خودروسازی آمریکایی بود؛ تویوتا از بهره‌وری ناکافی و راندمان پایین آسیب دیده بود و به همین خاطر، آقای تایچی به دنبال راهی برای حل این مشکلات می‌گشت و از دل همین ضعف، سیستمی بیرون آمد که می‌توانست در مقابل روش‌های برنامه‌ ریزی قدرت‌های بزرگ خودروسازی جهان بایستد: سیستم کانبان!

اولین برد کانبان در شرکت تویوتا

کانبان در ابتدا به عنوان یک سیستم ساده‌ی برنامه ریزی خلق شد، سیستمی که بتواند در کنترل و مدیریت کارها و موجودی در هر مرحله‌ی تولید به مهندسان و مدیران کمک کند. به کمک کانبان، به یک سیستم منعطف و کارآمد برای تولید به موقع دست یافت که نه تنها باعث شد بهره‌وری کل شرکت افزایش یابد، بلکه هزینه‌های سرسام آور انبارداری مواد اولیه، قطعات نیمه آماده و محصولات تکمیل شده کاهش یابد.

اصول پایه‌ای کانبان

متدولوژی کانبان از اصول و روش‌هایی برای مدیریت و بهبود جریان کارها پیروی می‌کند. این یک روش تحولی و بدون اختلال است که باعث پیشرفت‌های تدریجی در تمامی فرایندهای یک سازمان می‌شود. اگر این اصول و روش‌ها را دنبال کنید، با موفقیت می‌توانید مزیت‌های استفاده از سیستم کانبان را به حداکثر رسانده و از جریان بهبود یافته کارها، کاهش چرخه زمانی، افزایش ارزش ارائه شده به مشتری و قابلیت پیش‌بینی بهتر بهره ببرید، که همگی برای هر کسب‌وکاری ضروری هستند. سیستم کانبان ۴ اصل اساسی و ۶ روش مرکزی دارد که در ادامه با آن‌ها آشنا شده و سپس به بررسی هر کدام می‌پردازیم.

با کاری که هم اکنون در حال انجام آن هستید شروع کنید

متدولوژی کانبان به شدت تاکید می‌کند که هیچ تغییری در تنظیمات و فرایندهای پیشین خود انجام ندهید. در اصل کانبان باید به صورت مستقیم به جریان کار کنونی اعمال شود، نه کارهایی که قبل‌تر انجام شده‌اند. هر تغییر ضروری باید به تدریج و در یک دوره زمانی مشخص و با سرعتی که تیم‌ با آن راحت است اتفاق بیفتد.

با پیگیری تغییرات تکاملی موافقت کنید

ایجاد تغییرات شدید و ناگهانی در ساختار تیم و نحوه‌ی انجام کارها می‌تواند باعث به هم خوردن نظم فعلی تیم شده و مقاومت اعضای تیم و سازمان را برانگیخته کند. عادت کردن به تغییرات ناگهانی برای افراد دشوار است و ممکن است نیاز به صرف زمان زیادی داشته باشد. سیستم کانبان توصیه می‌کند که به جای اعمال کردن تغییرات ناگهانی به ساختار فعلی و افزایش فشار روی اعضا، تغییراتی کوچک و تکاملی ایجاد کنید تا افراد آسان‌تر با روش جدید پیش رفته و به آن عادت کنند.

به تمامی نقش‌ها، مسئولیت‌ها و عناوین شغلی کنونی احترام بگذارید

بر خلاف بسیاری از روش‌های مدیریت پروژه، سیستم کانبان به خودی خود هیچ‌گونه تغییری را به سازمان تحمیل نمی‌کند. بنابراین، نیازی نیست که در عناوین شغلی فعلی و فرایندهایی که به خوبی کار می‌کنند تغییری ایجاد کنید. خود تیم به صورت مشارکتی تمام تغییرات لازم را متوجه خواهد شد و آن‌ها را اعمال خواهد کرد. این سه اصل به سازمان کمک می‌کند تا از حس مقاومت و ترس از تغییر که به صورت معمول در زمان ایجاد تغییرات در سازمان اتفاق می‌افتد عبور کند.

اقدامات مناسب در جهت رهبری گروه‌ها را در تمامی سطوح سازمان تشویق کنید

سیستم کانبان بهبود پیوسته وضعیت در تمامی سطوح سازمان را تشویق می‌کند و بیان می‌کند که رفتارهای رهبری الزاما نباید از مدیران سرچشمه بگیرد، بلکه افراد در هر سطحی می‌توانند ایده‌های خود را مطرح کرده و مهارت‌های خود در رهبری را در سازمان به کار بگیرند. این رفتار خودجوش می‌تواند به ایجاد تغییرات مفید و بهبود پیوسته‌ی وضعیت فعلی ارائه محصولات و خدمات منجر شود.

گام‌های مهم و اساسی کانبان

تغییر در فرایند انجام کارها همیشه سخت است و شرکت‌ها نیز معمولا در برابر چنین تغییراتی مقاومت می‌کنند، اما برای اینکه بتوانید به بهترین شکل ممکن، سیستم مدیریت پروژه‌ی کانبان را در سازمان خود پیاده‌سازی کنید، لازم است تا گام‌های آن را به شکل درست و اصولی طی کنید، از تصویر‌سازی کردن جریان کار تا ایجاد حلقه‌های بازخورد و سیستم مشارکتی که در ادامه بیشتر با هر کدام از این مراحل آشنا می‌شویم.

تصویرسازی کردن جریان کارها

این اقدام، اولین گام اساسی تصویب و اجرای سیستم کانبان است. هر فرایند از مرحله‌های مختلفی تشکیل شده است و شما در طی این مراحل، کار خود را تحویل می‌دهید یا خدمتی را به انجام می‌رسانید؛ اولین گام پیاده سازی سیستم کانبان این است که این مراحل را به صورت تصویری مجسم کنید، با توجه به میزان پیچیدگی فرایند و کار می‌توانید از یک برد فیزیکی یا یک صفحه دیجیتالی استفاده کنید. بسته به این‌که فرایندها چقدر پیچیده باشند، بورد کانبان شما می‌تواند از حالت بسیار ساده تا بسیار پیچیده شکل بگیرد.

اولین گام پیاده سازی سیستم کانبان این است که این مراحل را به صورت تصویری مجسم کنید.

زمانی که فرایندها را تصویرسازی کنید، می‌توان کاری که هم‌اکنون در حال انجام آن هستید را به چشم ببینید. طراحی بورد کانبان را به روش‌های مختلفی می‌توان انجام داد، این دیگر بستگی به میزان خلاقیت و علاقه شما به دسته بندی جزئیات دارد. می‌توانید از برچسب‌ها یا کارت‌های رنگی با رنگ‌های مختلف برای هر بخش یا خدمات استفاده کنید یا این‌که صرفا دسته بندی‌ها را با رنگ‌های مختلف نشان دهید.

نحوه چینش و میزان پیاده سازی جزئیات مطابق با میل شما است. اگر به نظرتان مفید آمد، می‌توانید از ردیف‌های مجزا برای هر دسته فعالیت را خدمت استفاده کنید. به هر حال، در ابتدا برای این‌که کارها پیچیده نشوند، می‌توانید تنها یک ردیف کلی داشته باشید و به کمک آن همه‌ی کارها را مدیریت کنید و پس از مدتی طراحی را از نو انجام دهید.

محدودسازی کار در جریان

محدودسازی کارهای در جریان برای پیاده سازی سیستم کانبان ضروری است. با این روش شما تیم خود را تشویق می‌کنید که ابتدا کاری را که آغاز کرده به پایان برساند و سپس یک کار جدید را شروع کند. در نتیجه، کار در حال انجام باید تکمیل شده و به عنوان انجام شده علامت گذاری شود. این اقدام باعث ایجاد ظرفیت در تیم می‌شود، به این صورت که فضا برای ورود وظایف جدید فراهم می‌شود. در ابتدا شاید تصمیم گیری برای محدودسازی کارها آسان نباشد.

در حقیقت، ممکن است کار را بدون اعمال محدودیت شروع کنید؛ یکی از پایه گذاران سیستم کانبان توصیه می‌کند که در ابتدای استفاده از سیستم کانبان، بدون هیچ محدودیتی فعالیت خود را شروع کنید و فعالیت آغازین را نظارت کنید. زمانی که اطلاعات کافی درباره نحوه انجام کارها به دست آوردید و الگوی فعالیت‌های تیم را مشاهده کردید، می‌توانید قوانین و استانداردهای محدودیت‌های جریان کار را برای هر سطح از فعالیت‌های موجود در برد کانبان تعیین کنید. به طور معمول بسیاری از تیم‌ها تعداد فعالیت های محدود شده را با رقمی در حدود ۱ تا ۱.۵ برابر تعداد اعضای فعال در هر سطح، مشخص می‌کنند.

محدودسازی کارهای در جریان برای پیاده سازی سیستم کانبان ضروری است.

محدود سازی جریان کارها و اعمال قوانین مربوط به هر سطح وظایف نه تنها به تیم کمک می‌کند تا پیش از برداشتن یک مسئولیت جدید، کار فعلی را به انجام برسانند، بلکه باعث می‌شود تا مشتریان و مالکان پروژه بتوانند زمانی کافی را با هر تیم به ارتباط و تبادل نظر اختصاص دهند. به این طریق صاحبان محصول متوجه می‌شوند که هر لحظه برای تیم با ارزش است و پیش از برگزاری جلسه برای تبادل نظر، خواسته‌ها و نقطه نظرات خود را آماده می‌کنند.

مدیریت جریان کار

پس از این‌که دو گام ابتدایی سیستم کانبان را به فعالیت‌های تیم اعمال کردید، نتیجه به دست آمده، مدیریت بهتر و پیشرفت جریان کارها خواهد بود. سیستم کانبان با مشخص کردن مراحل مختلف گردش کار و وضعیت کار در هر مرحله، به شما در مدیریت جریان کارها کمک می کند. بسته به این‌که جریان کار چقدر خوب تعریف شده و محدود سازی کارها تا چه اندازه دقیق پیاده سازی شده است، یا با یک جریان روان در انجان فعالیت‌ها مواجه می‌شوید، یا این‌که متوجه می‌شوید کارها روی هم انباشته شده‌اند و چیزی جلوی بالا رفتن ظرفیت تیم را می‌گیرد.

این موضوع به میزان سرعت پیش رفتن کارها از آغاز تا پایان جریان کار بستگی دارد. سیستم کانبان به تیم شما کمک می‌کند تا سیستم کنونی را تجزیه و تحلیل کرده و تغییراتی را ایجاد کنید که به بهبود جریان کار و کاهش زمان انجام هر فعالیت منجر شود. یکی از جنبه‌‌های کلیدی فرایند مشاهده کردن جریان کار، پیدا کردن و رفع کردن تنگناها این است که به این وسیله، شما می‌توانید متوسط مدت زمانی را که طول می‌کشد تا هر فعالیت به انجام برسد محاسبه کنید.

به این ترتیب شما متوجه می‌شوید که هر فعالیت چه مدت زمانی را در مرحله‌ی انتظار و چه زمانی را در مرحله‌ی پیش از اتمام کار طی می‌کند. شما در این مسیر، زمان مورد نیاز برای اختصاص به هر فعالیت را یاد می‌گیرید و به این ترتیب به یک نکته‌ی کلیدی دست خواهید یافت: این‌که راه اصلی کاهش زمان چرخه‌ کلی، کاهش زمان صرف شده در هر فعالیت است. همان‌طور که جریان کار بهبود می‌یابد، تیم‌تان می‌آموزد که وظایف را به صورت روان‌تری انجام داده و فعالیت‌های آن‌ها قابل پیش‌بینی‌تر می‌شود.

سیستم کانبان به شما در مدیریت جریان کارها کمک می‌کند.

همان‌طور که پیش‌بینی پذیری فعالیت‌ها افزایش می‌یابد، دادن تعهدهای قابل اطمینان به مشتری‌ها آسان‌تر می‌شود، حتی زمانی‌ که تازه در مرحله‌ی ثبت سفارش هستید، خواسته‌های آن‌ها را ارزیابی می‌کنید و حتی هنوز کاری برایشان انجام نداده‌اید. پیشرفت در پیش‌بینی کردن زمان اتمام پروژه آن هم با خاطری مطمئن، یکی از بزرگ‌ترین مزایای پیاده سازی سیستم کانبان است.

شفاف‌سازی قوانین مربوط به فرایندها

درست مانند قسمت تصویر سازی فرایندها روی برد کانبان، منطقی است که سیاست‌ها، قوانین و دستورالعمل‌های انجام کارها را نیز به تصویر بکشید. با تدوین دستورالعمل‌های انجام هر فرایند، یک مبنای مشترک برای همه‌ی کارکنان طراحی می‌کنید که به کمک آن می‌توانند یاد بگیرند که هر بخشی از کار را چطور انجام دهند. قوانین می‌تواند روی برد در ستون مربوط به هر بخش پیاده سازی شود. می‌توانید یک چک لیست، راهنمای گام‌به‌گام و شرایط آغاز و پایان کار برای هر بخش را در نظر گرفته و در بورد به نمایش بگذارید.

ایجاد حلقه‌های پیاده‌سازی بازخوردها

حلقه‌های بازخورد بخش جدایی ناپذیری از هر سیستم خوب هستند. روش کانبان تیم‌ها را تشویق کرده و به آن‌ها کمک می‌کند تا انواع مختلف حلقه‌های بازخورد مانند بازبینی مرحله‌ها در بورد کانبان، معیارها، گزارش‌ها و سایر نشانه‌های بصری که سرنخی درباره‌ی کیفیت انجام کارها می‌دهد را پیاده سازی کنند. یک جمله در بین تیم‌های کاردرست رواج دارد که می‌گوید:«سریع شکست بخور، زیاد شکست بخور!».

سیستم کانبان به تمام عناوین شغلی فعلی احترام می‌گذارد.

این جمله در بین تیم‌های تازه‌کار کمتر درک می‌شود، اما ایده‌ی گرفتن بازخورد در همه‌ی مراحل، به خصوص مراحل ابتدایی پروژه برای تحویل دادن پروژه‌ی بی‌نقص، محصول یا خدمت درست در کوتاه‌ترین زمان ممکن، امری ضروری است. حلقه‌های بازخورد برای تضمین کیفیت نتیجه‌ی نهایی حیاتی هستند و با کمک آن‌ها می‌توانید پروژه‌ای تحویل دهید که تمامی خواسته‌های مشتری را برآورده می‌کند.

پیشرفت کردن به صورت تجربی و مشارکتی

متدولوژی کانبان یک فرایند بهبود تکاملی است. کانبان به شما کمک می‌کند تا تغییرات کوچک را در نظر گرفته و به تدریج با سرعت و مقیاس مناسب که تیم بتواند به آسانی خود را با آن هماهنگ کند پیشرفت کنید. کانبان تیم‌ها را به استفاده از روش‌های علمی تشویق می‌کند؛ به این صورت که یک ابتدا یک فرضیه مطرح کنید، آن را مورد سنجش و آزمون قرار دهید و در نهایت با توجه به نتیجه به دست آمده تغییرات لازم را اعمال کنید. به عنوان تیمی که اصول متدولوژی اجایل را پیاده سازی می‌کند، وظیفه‌ی کلیدی شما ارزیابی کردن پیوسته‌ی فرایند و بهبود مدام آن در صورت نیاز و امکان است.

تاثیر هر تغییر که ایجاد می‌کنید را می‌توان به کمک سیگنال‌های گوناگونی که سیستم کانبان به شما ارائه می‌کند مشاهده و اندازه گیری کنید. با استفاده از این سیگنال‌ها، می‌توانید مفید بودن یا نبودن یک تغییر را ارزیابی کنید و درباره‌ی نگه داشتن این وضعیت یا امتحان کردن چیزی دیگر تصمیم بگیرید. سیستم کانبان به شما کمک می‌کند تا اطلاعات بسیاری درباره‌ی عملکرد سیستم خود به دست آورید؛ فرقی نمی‌کند که از برد فیزیکی استفاده کنید یا یک برد دیجیتالی. با کمک دیتای به دست آمده و معیارهای مناسب، می‌توانید به آسانی بهبود یا پس‌رفت عملکرد تیم خود را ارزیابی کنید و در صورت نیاز تلنگری به تیم خود بزنید!

کانبان چگونه کار می‌کند؟

تا این مرحله، چیزهای زیادی درباره‌ی مفهوم اولیه، اصول، قوانین و مزایای استفاده از سیستم کانبان گفتیم و به خوبی متقاعد شدیم که استفاده از سیستم کانبان می‌تواند ما را به اهداف خود برساند. اما سوالی که هم‌چنان باقی مانده این است که چطور از سیستم کانبان استفاده کنیم؟ در بخش‌های قبلی توضیحاتی در این مورد مطرح شد و حالا می‌خواهیم کمی واضح‌تر به این موضوع بپردازیم.

کانبان یک سیستم مدیریت بدون اختلال است که بر پایه‌ی تغییرات تکاملی عمل می‌کند. این نکته به این معنا است که فرایند کنونی را می‌توان با گام‌هایی کوچک بهبود بخشید. با اعمال کردن تعداد زیادی تغییر کوچک (به جای یک تغییر خیلی بزرگ) ریسک کاهش می‌یابد. روش تکاملی کانبان به مقاومت کم در تیم و سایر مالکان پروژه می‌انجامد.

 برد کانبان یک تخته وایت برد ساده است که تعدادی برچسب یا کارت روی آن چسبانده شده است.

همان‌طور که پیش از این اشاره کردیم، اولین گام در پیاده سازی سیستم کانبان، به تصویر کشیدن جریان کار است. این عمل در قالب یک برد کانبان انجام می‌شود. برد کانبان (در حالت فیزیکی) یک تخته وایت برد ساده است که تعدادی برچسب یا کارت روی آن چسبانده شده است. هر کارت روی برد یک مسئولیت را نشان می‌دهد. در مدل کلاسیک بورد کانبان، چهار ستون درست مانند تصویر بالا وجود دارد که بخش‌های زیر را نمایش می‌دهند:

  • کارهای عقب افتاده: کارهایی که از موعد انجامشان گذشته، در این قسمت قرار می‌گیرند.
  • در انتظار انجام: این ستون لیست وظایفی را نشان می‌دهد که هنوز آغاز نشده‌اند.
  • در حال انجام: این ستون وظایف در حال انجام را شامل می‌شود.
  • انجام شده: این ستون وظایف به اتمام رسیده را در بر می‌گیرد.

حتی یک تصویرسازی ساده هم می‌تواند به تنهایی باعث ایجاد شفافیت درباره‌ی توزیع کارها و تنگناهای احتمالی موجود شود. البته بردهای کانبان بسته به پیچیدگی گردش کار و نیاز به تجسم و بررسی بخش‌های خاصی از گردش کار برای شناسایی تنگناها به منظور از بین بردن آن‌ها، می‌توانند گردش کار مفصل را نشان دهند. با واضخ بودن جریان و مشکلات موجود، حتی تیم شما هم می‌تواند آن‌ها را شناسایی کرده و راه حل‌هایی برای مواجهه با آن‌ها ارائه کند.

مفهوم «جریان کار» در سیستم کانبان

هسته اصلی سیستم کانبان مفهوم جریان کار است. این مفهوم به این معنا است که کارت‌ها باید در طول سیستم تا جای ممکن در حرکت باشند، بدون این‌که مدت زیادی را ساکن یا پشت مانعی بمانند. هر چیزی که مانع جریان یافتن وظایف شود باید به شدت مورد سنجش قرار داد. کانبان تکنیک‌ها، معیارها و مدل‌های مختلفی دارد که باید به صورت مستمر مورد استفاده قرار گیرند.

استفاده مستمر از این ابزار می‌تواند فرهنگی از پیشرفت مستمر را در تیم حاکم سازد. مفهوم جریان کار در سیستم کانبان بسیار حیاتی است و با اندازه گیری معیارهای جریان کار و تلاش برای بهبود آن‌ها، شما می‌توانید در حالی که چرخه زمانی را کاهش می‌دهید و کیفیت محصولات و خدمات را با گرفتن سریع‌تر بازخورد از مشتریان خود افزایش می‌دهید، شاهد افزایش یافتن سرعت انجام فرایندها باشید.

محدودیت‌های جریان کار در سیستم کانبان

یکی از جنبه‌های مهم کانبان این است که این سیستم باعث کاهش یافتن میزان انجام دادن چند کار به صورت هم‌زمان می‌شود. انجام دادن چند کار به صورت هم‌زمان یا مالتی تسکینگ، یکی از فعالیت‌هایی است که تیم‌ها به انجام آن تمایل زیادی دارند. سیستم کانبان در عوض تیم‌ها را تشویق می‌کند که از شروع کردن کارهای جدید در حالی که هنوز وظایف قبلی به پایان نرسیده خودداری کنند.

پایان دادن به وظایف ناتمام از شروع یک کار جدید اهمیت بیشتری دارد. برای دست‌یابی به این هدف، کانبان مفهوم محدودیت‌های جریان کار را معرفی می‌کند، به این صورت که قوانین و مقرراتی برای وظایف در نظر گرفته شده و روی برد کانبان در قسمت هر کار ثبت می‌شود تا از شروع کار جدید با وجود داشتن وظایف ناتمام جلوگیری به عمل آید.

کانبان باعث کاهش یافتن میزان انجام دادن چند کار به صورت هم‌زمان می‌شود.

در این مقاله با سیستم مدیریت پروژه‌ی کانبان آشنا شدیم و روش پیاده سازی آن را آموختیم، هرچند برای استفاده از روش‌های مدیریتی مدرن مانند متدولوژی اجایل، بسترهای مختلفی مانند اسکرام و اسکرام‌بان وجود دارد و کانبان هم یکی از این‌ بسترها است که می‌توانید از آن برای نظم بخشیدن به وظایف و پروژه‌های خود بهره ببرید. اگر تجربه‌ی استفاده از این سیستم را در پروژه‌های خود دارید، می‌توانید از قسمت نظرات آن را با ما در میان بگذارید. هم‌چنین می‌توانید از تجربه‌های دیگران مطلع شده، سوالات خود را مطرح کرده و با دیگران به گفت‌وگو بپردازید.

شما یک گام جلوتر از دیگران باشید! اگر به آی‌تی و تکنولوژی علاقه‌مندید و دوست دارید سریع‌تر در این زمینه پیشرفت کنید، همین حالا به جمع 8656 عضو همیار آی‌تی بپیوندید، دسترسی به تمام آموزش‌های پریمیوم، دریافت جدیدترین آموزش‌های کاربردی مرتبط با آی‌تی و استفاده از مشاوره‌ی رایگان، برخی از مزایای عضویت در سایت هستند، شما نیز به کاربران همیار پیوسته و همین حالا وارد دنیای حرفه‌ای‌ها شوید... من هم می‌خواهم عضو ویژه‌ی همیار شوم

اولین نظر را شما بدهید!

در بحث‌‌ پیرامون این مقاله شرکت کنید، سوالات شما توسط کارشناسان همیار آی‌تی پاسخ داده می‌شود...